Optimisation des processus: l’art de maximiser vos ressources et rentabiliser votre temps
Optimisation des processus: l’art de maximiser vos ressources et rentabiliser votre temps
La saisie de données dans différents systèmes – comptable, gestion de projet, gestion de la paye, etc. – demande du temps. Et lorsque l’on doit produire des rapports, là encore il faudra consacrer de longues heures à extraire et à structurer les données pertinentes. Il existe pourtant des solutions pour se simplifier la vie et améliorer son efficacité. On peut ainsi avoir plus de temps pour réaliser des tâches à plus haute valeur ajoutée, et produire rapidement les rapports qui aident à prendre des décisions d’affaires.
Cet article a été publié dans la revue Informe Affaires.
La saisie de données dans différents systèmes – comptable, gestion de projet, gestion de la paye, etc. – demande du temps. Et lorsque l’on doit produire des rapports, là encore il faudra consacrer de longues heures à extraire et à structurer les données pertinentes.
Il existe pourtant des solutions pour se simplifier la vie et améliorer son efficacité. En effet, il est possible de générer des rapports de façon automatisée, mais aussi de faire en sorte que les différents systèmes d’une entreprise « se parlent » entre eux. On peut par exemple synchroniser l’entrée de données afin que ces dernières soient automatiquement transférées dans d’autres systèmes, limitant du même coup le risque d’erreurs. Les avantages reliés à cette amélioration des processus sont nombreux, le principal étant sans aucun doute de gagner du temps. En se libérant de la fastidieuse saisie de données, on peut en effet avoir plus de temps pour réaliser des tâches à plus haute valeur ajoutée, comme de l’analyse par exemple. Produire rapidement et efficacement les rapports aide aussi à prendre des décisions d’affaires plus rapides qui s’appuient sur des chiffres tangibles. Or, on sait à quel point l’agilité est primordiale dans l’environnement très concurrentiel d’aujourd’hui.
Automatiser et synchroniser les différents systèmes permet également de standardiser les méthodes de travail, tout en maximisant l’utilisation du talent de ses ressources humaines. Un atout non négligeable en cette période de pénurie de main-d’œuvre, puisque l’on pourra ainsi faire davantage avec moins!
Vous vous demandez s’il faudra changer complètement les systèmes de votre entreprise? En fait, tout dépendra de vos besoins et il ne sera pas toujours nécessaire de le faire. Une simple optimisation de ceux déjà en place peut en effet améliorer considérablement les processus, grâce à la synchronisation des données ou la production de rapports automatisés.
Car si un nouveau système a beaucoup d’avantages, on doit également considérer le rapport coûts/avantages pour s’assurer que le jeu en vaut vraiment la chandelle. Il faut aussi tenir compte des besoins en formation des employés qui seront amenés à l’utiliser. Une solide analyse des conditions spécifiques à votre entreprise permettra d’y voir clair et de prendre la bonne décision.
Comment savoir si vous pourriez tirer parti de l’automatisation de vos systèmes? En fait, dès qu’une entreprise a recours à plusieurs fichiers Excel pour compiler des données de différentes natures (temps, coût, paye, production, etc.), les comparer, les analyser et les extraire, l’automatisation constitue un avantage et permet de gagner un temps considérable. Les données ne sont entrées qu’une seule fois et les autres fichiers connexes sont remplis automatiquement sans que l’on ait à multiplier la saisie dans différents systèmes.
N’hésitez pas à faire appel à nous : nous détenons toute l’expertise nécessaire pour vous aider dans l’évaluation de vos besoins, ainsi que dans la mise en place de la meilleure solution pour votre entreprise.
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Pour plus d’informations, veuillez communiquer avec Michel Larouche, directeur principal, au 418-696-2137 ou à l'adresse [email protected]
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