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La lutte contre la fraude au sein d’une pratique dentaire.

2011-02-16


Pourquoi les dentistes?

Chez les professionnels, le groupe le plus vulnérable à la fraude est celui des dentistes. Voici quelques unes des raisons :

  • Les dentistes passent plus de temps avec des patients, ce qui leur laisse moins de temps pour gérer leur cabinet;
  • Ils ont suivi une formation professionnelle de haut niveau, mais n’ont généralement aucune formation en affaires. Ils comptent dans une large mesure sur d’autres personnes pour gérer les aspects administratifs de leur pratique;
  • Les dentistes ont le sens des valeurs et font confiance aux autres, et ils prêtent à leurs employés ces qualités;
  • D’ordinaire, ils accordent une grande confiance à un petit nombre de personnes. Pensons à la structure typique d’un cabinet : on retrouve très peu d’employés à l’accueil, et ceux-ci s’occupent de tous les aspects administratifs liés à la gestion de la pratique;
  • Les cabinets de dentistes sont, en règle générale, très rentables et constituent par conséquent des cibles attrayantes;
  • Souvent, ils ne documentent pas leurs processus et procédures;
  • Il y a fréquemment absence de contrôles de lutte contre la fraude et d’examens par les pairs ou par la direction;
  • Les signaux d’alarme annonçant une activité frauduleuse sont souvent manqués;
  • Il y a un faible roulement du personnel. Les employés de longue date connaissent mieux les systèmes et savent comment les contourner. Intrinsèquement, le dentiste leur fait également davantage confiance.

Parlons-nous ici de vol?

Non. Le vol est plus simple. Il repose sur une occasion. Il est rarement prémédité et constitue souvent un geste isolé. Sans compter qu’il est plus facile à détecter.

La fraude, quant à elle, est plus élaborée - il est question de tromperie, de planification et de préméditation. Le fautif tente de couvrir son crime après l’avoir commis. La fraude nécessite un accès aux dossiers qui doivent être manipulés afin de camoufler le geste. Et elle se produit généralement sur une période déterminée, qui se compte souvent en années. Cela s’explique par la nécessité de procéder à des transactions mettant en cause de petites sommes afin de ne pas attirer l’attention. Par conséquent, pour être profitable, ce geste doit être répété à de nombreuses reprises par son auteur.

Je n’ai rien à craindre, je n’embauche pas de criminels

Dans l’ensemble, 85 % des gens qui commettent une fraude n’ont aucun dossier criminel. La plupart sont des employés de longue date dignes de confiance.

Selon certaines statistiques, 60 % des personnes exercent la morale de situation. En d’autres mots, même les personnes ayant un comportement exemplaire peuvent commettre un acte répréhensible si une situation précaire les pousse à agir de la sorte. Souvent, des problèmes financiers sont à l’origine d’un tel écart de conduite. De nombreuses autres causes sont possibles; il peut s’agir de problèmes de jeu ou de consommation de drogue, de graves problèmes de santé, la perte d’un revenu familial ou la survenance d’un événement tragique dans leur vie personnelle.

À quel risque suis-je réellement exposé?

La fraude frappe durement les professionnels, car elle a une incidence à la fois sur le plan professionnel et sur le plan personnel. Le professionnel est le visage de son cabinet et l’ambassadeur de sa pratique. Ainsi, bien que le cabinet absorbe la majeure partie des répercussions de la fraude, celle-ci n’est pas sans incidence sur la vie personnelle des professionnels et des membres de leur famille.

Selon le Report to the Nations de 2010 de l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), la fraude coûte en moyenne 110 000 $ par année aux cabinets professionnels et elle résulte de stratagèmes visant la facturation, de manipulations de chèques ou de paiements, de manœuvres touchant les dépenses ou les sommes à payer et de l’écrémage.

Comment puis-je me protéger?

Il y a de nombreux gestes que vous pouvez poser pour prévenir la fraude ou pour la détecter et en réduire l’incidence. D’abord, demandez-vous si vous avez pris les précautions suivantes :

  1. J’ai créé une culture interne ne tolérant pas la fraude.
  2. Je connais les antécédents et le profil de tous mes employés et j’exige qu’ils prennent des vacances régulièrement.
  3. Je sais où je suis vulnérable.
  4. J’ai séparé les tâches du personnel d’accueil de façon appropriée.
  5. Des contrôles logiciels surveillent l’accès aux données financières.
  6. Les rapprochements de comptes sont effectués en temps opportun et sont examinés.
  7. Je sais quels devraient être mes résultats et je vérifie régulièrement les comptes et les rapports.
  8. Je me suis doté d’un système de supervision du travail de mon personnel de soutien par la direction.
  9. J’évalue régulièrement la conduite personnelle et professionnelle des membres de mon effectif.
  10. Les activités bancaires doivent être approuvées par deux signataires ou faire l’objet d’une supervision par la direction.

Si vous avez des doutes quant à votre exposition aux risques ou si vous aimeriez en savoir plus sur le sujet, veuillez communiquer avec un conseiller MNP de votre région..