Gérer son cabinet au temps de la COVID-19

Les répercussions de la COVID-19 soulèvent chez les professionnels de nombreuses questions sur la gestion de leur cabinet. Comme la situation ne cesse d’évoluer, il importe de rester informé des changements apportés aux programmes d’impôt et d’avantages sociaux pouvant s’appliquer à votre bureau ou à votre cabinet. Pour en savoir plus sur les mesures fiscales fédérales qui sont prises pour répondre à la COVID-19, lisez notre alerte fiscale.

Voici une liste des étapes que nos conseillers d’affaires vous recommandent de suivre pour votre cabinet.

Assurance frais généraux

1. Communiquez avec la compagnie d’assurance de votre bureau ou de votre cabinet pour connaître les clauses relatives aux pertes d’exploitation et savoir si les mesures recommandées par votre association professionnelle ou l’organisme qui chapeaute vos activités concernant la fermeture de votre entreprise sont admissibles aux termes de votre police.
2. Vérifiez auprès de votre fournisseur d’assurance frais généraux si une couverture existe. La plupart des polices sont assorties d’une longue période d’attente. Par conséquent, elles pourraient n’offrir aucun paiement, car elles ne couvrent que les longues fermetures, souvent causées par un problème éprouvé par le dentiste (et non par une perturbation externe comme la COVID-19).

Emprunts bancaires et flux de trésorerie

1. Pendant que vous n’exercez pas, passez en revue les charges de votre cabinet pour en évaluer les coûts réels. Déterminez quelles devraient être vos sorties de trésorerie mensuelles ou hebdomadaires pendant la fermeture :
   1. Les charges et les coûts fixes sont les dépenses que vous devez payer même pendant la fermeture du bureau. Elles comprennent notamment les paiements de principal et d’intérêts sur les emprunts bancaires, le loyer, les frais de téléphone et d’Internet, les taxes foncières, les services publics, les frais bancaires (sauf les frais de traitement liés aux cartes de crédit), les cotisations à des associations professionnelles et les assurances.
   2. En règle générale, les coûts variables représentent la majeure partie des dépenses de votre cabinet et cessent d’être engagés pendant sa fermeture. Ces coûts comprennent les fournitures médicales, dentaires ou autre, le personnel, les frais de laboratoire, les frais de bureau, les frais connexes, certains frais de publicité (en l’absence d’un contrat), les réparations et l’entretien, les déplacements et les véhicules, les frais de repas et de représentation, etc.
2. Vérifiez le montant disponible sur votre marge de crédit ou le solde de votre compte bancaire pour connaître la période pendant laquelle vous serez en mesure de payer les coûts fixes du cabinet sans éprouver des difficultés financières.
   1. Sur le plan personnel, déterminez vos dépenses fixes et vos besoins monétaires, comme l’hypothèque et les frais de subsistance, car ils représenteront un coût fixe pour votre cabinet.
3. Communiquez avec votre banque si vous craignez que votre marge de crédit, vos liquidités ou vos autres facilités de crédit ne suffisent pas pendant la fermeture ou que vous pourriez faire face à d’importants problèmes financiers à la réouverture.
   1. Votre banque pourrait accepter d’augmenter votre marge de crédit, de ne vous facturer temporairement que les intérêts sur vos emprunts bancaires ou de reporter certains paiements de principal sur vos emprunts à terme.
   2. Renseignez-vous également sur la possibilité d’échelonner les remboursements de vos emprunts à terme sur une plus longue période. Par exemple, si vos remboursements de principal restant totalisent 100 000 $ par an sur six ans, la banque pourrait accepter d’amortir ce solde sur dix ans, à raison de 60 000 $ par an. Votre cabinet disposerait alors d’une marge de manœuvre de 40 000 $ de plus par an.
   3. Si votre banque refuse de se montrer conciliante, vous pourriez en solliciter d’autres pour tenter d’obtenir un refinancement ou de prolonger les périodes de remboursement. Sachez toutefois qu’il peut s’avérer très éprouvant de changer de banque ou de prêteur, et que les modalités d’emprunt et les taux d’intérêt sont souvent très similaires d’une banque à l’autre. D’ordinaire, nous recommandons de faire affaire autant que possible avec votre banque actuelle afin de limiter les perturbations à vos opérations bancaires courantes.

Employés

Au chapitre du personnel, il n’existe pas de solution toute faite pour composer avec une fermeture. Toutefois, ne prenez pas de décision sur un coup de tête pour éviter les conséquences juridiques. Tenez compte des facteurs suivants pour déterminer quelle sera votre réponse aux perturbations.

1. Consultez votre avocat ou votre conseiller en ressources humaines pour connaître les mesures que vous pouvez ou ne pouvez pas mettre en œuvre.
2. Quelles sont les dispositions de vos contrats de travail? Avez-vous le droit de laisser aller des employés à court préavis? Devez-vous les rémunérer pendant une période minimale?
3. Votre capacité à payer les employés fait aussi partie des points à considérer. Les cabinets de services professionnels peu rentables ou tenus de rembourser des emprunts, par exemple, auront plus de difficulté à rémunérer leurs employés sans mettre leur santé financière en péril.
4. Lorsqu’il s’agit du personnel, votre réputation n’est pas à négliger. Si vous mettez à pied un employé immédiatement, vous en voudra-t-il? Se sentira-t-il blessé?
   1. Il est préférable de payer vos employés pendant deux semaines, tout en leur signifiant clairement que, si la fermeture devait se prolonger, leur mise à pied sera nécessaire, et ils devront faire une demande d’assurance-emploi.
   2. Les employés qui acceptent mal cette mesure pourraient être d’autant plus tentés de quitter le cabinet pour se trouver un nouvel emploi, plus particulièrement les assistantes dentaires, pour lesquelles il y a actuellement une forte demande.
5. Généralement, un cabinet ne peut verser de prestations complémentaires aux employés pendant qu’ils touchent de l’assurance-emploi ni rétroactivement si le paiement se rapporte à une période durant laquelle l’employé touchait de l’assurance-emploi.
   1. Toute prestation complémentaire aura pour effet de réduire les prestations des employés, sauf dans un nombre très restreint de cas, comme les congés parentaux et les prestations d’invalidité.
   2. Nous ne croyons pas que l’une des exemptions en vigueur s’appliquera aux cabinets de services professionnels. Cela dit, le gouvernement pourrait, en réponse à la COVID-19, apporter des modifications aux montants des prestations d’assurance-emploi et aux autres programmes d’avantages sociaux.
6. Cybersécurité et fraude
   1. Soyez vigilant dans la gestion de votre cybersécurité et de vos finances.
      1. Assurez-vous que vos employés restent à l’affût des demandes, courriels et textos douteux et qu’ils évitent de divulguer des renseignements critiques ou sensibles, d’autoriser des paiements sans avoir obtenu l’approbation requise ou de cliquer sur des liens pouvant déclencher une attaque par logiciel rançonneur. Les périodes d’incertitude, comme celle que nous traversons, accroissent votre vulnérabilité aux cyberattaques et le risque qu’elles surviennent.
      2. Les pressions financières peuvent pousser les employés à convoiter des ressources additionnelles. Dans le même ordre d’idée, vérifiez régulièrement l’exactitude et l’authenticité des dépenses pour veillez à ce que seules les transactions valides soient traitées et que la facturation et les dépôts soient complets.

En outre, pensez aux améliorations que vous pourriez apporter au cabinet pendant que vous ne recevez aucun patient. Qu’est-ce que vous n’avez pas le temps de faire au cours d’une semaine normale et qui viendrait bonifier votre cabinet? Sollicitez la participation d’une partie ou de l’ensemble de vos employés, ce qui les occupera et profitera à votre cabinet. Ces derniers pourraient proposer des améliorations ou des réparations nécessaires auxquelles vous n’aviez pas pensé.

Autres éléments à considérer

1. Envisagez de suivre des formations en ligne pour parfaire vos connaissances. Considérez la formation continue, les cours d’administration de bureau, les formations logicielles, etc.
2. Posez un regard critique sur le cabinet (du point de vue de la clientèle) et cernez les améliorations possibles, notamment :
   1. Optimiser la disposition du mobilier, du matériel, des fournitures chirurgicales, etc.
   2. Réorganiser l’espace réservé aux tâches administratives pour le désencombrer.
   3. Remplacer ou réparer le matériel ou les instruments endommagés.
   4. Mettre à niveau le matériel périphérique défectueux – imprimantes, claviers, etc.
   5. Effectuer les menus travaux, comme réparer les marques ou rafraîchir la peinture sur les plinthes, les moulures, les lattes, etc.
   6. Faire nettoyer toutes les surfaces de fond en comble, et le mentionner aux patients quand vous reprendrez du service.
   7. Faites l’inventaire des armoires à fournitures, des stocks et des instruments pour se départir de ce qui prend de l’espace, mais qui ne sera jamais utilisé ou est expiré.
   8. Invitez quelques employés ou l’ensemble du personnel à prendre part à l’exercice; ils pourraient suggérer d’autres améliorations ou réparations requises.
3. Passez en revue les dossiers des patients pour :
   1. Archiver les dossiers de ceux qui n’ont pas visité le cabinet depuis longtemps.
   2. Dresser une liste des patients que vous n’avez pas reçus depuis 12 à 36 mois et avec lesquels vous aimeriez reprendre contact.
   3. Recenser les clients qui n’ont pas été joints et n’ont pas de rendez-vous prévu pour vous assurer de communiquer avec eux quand le cabinet rouvrira, ou confier au personnel le soin de prendre contact avec eux maintenant.
   4. Demander au personnel de communiquer avec les patients dont le rendez-vous tombe pendant la fermeture afin d’en fixer un nouveau et d’éviter ainsi de les oublier.
   5. Examiner les plans de traitement pour identifier les patients à joindre au sujet des traitements reportés (autrement dit, réévaluez attentivement les plans de traitement sur lesquels vous êtes passé rapidement faute de temps).
4. Étudiez les contrats avec les fournisseurs pour relever ceux qu’il faut revoir, renégocier ou renouveler pour l’année en cours :
   1. Renégociez vos tarifs auprès des fournisseurs de services de télécommunication.
   2. Communiquez avec vos fournisseurs de fournitures médicales, dentaires ou autres pour connaître leurs prix et revoir vos procédures de commande si vous trouvez de meilleurs tarifs, ou trouver de nouveaux fournisseurs.
   3. Renégociez vos contrats de location de photocopieurs et de matériel.
   4. Mettez à niveau le logiciel de gestion de la pratique et revoyez les accords de licence pour fixer le bon nombre d’utilisateurs.
   5. Renégociez le contrat d’aménagement paysager et les autres contrats d’entretien.
5. Passez en revue le manuel des politiques et la documentation internes du cabinet pour déterminer s’il faut les mettre à jour. Il peut s’agir de ce qui suit :
   1. Guide des ressources humaines
   2. Certificats et politiques en matière de radiation
   3. Contrats de travail
   4. Contrats d’assurance frais généraux
6. Formation des employés et autres considérations :
   1. Y a-t-il d’autres changements que vous souhaitez apporter aux tâches des employés ou aux procédures qu’ils suivent?
   2. Pourriez-vous offrir de la formation ou de l’encadrement sur la façon de prodiguer les soins aux patients ou de faire les suivis, par exemple?
   3. Existe-t-il des formations en ligne qui seraient utiles à vos employés?
   4. Faites les évaluations du rendement plus tôt ou procédez à des évaluations intermédiaires pour voir comment vont les choses.
7. Mettez à jour la tenue de livres de fin d’exercice.
   1. Archivez les vieux reçus, relevés bancaires et relevés de cartes de crédit qui n’ont toujours pas été classés. N’oubliez pas que la politique de l’ARC exige de conserver les documents et les reçus d’impôt et toute pièce justificative pendant sept ans.
   2. Entrez toutes les informations de l’exercice en cours dans votre logiciel comptable.
   3. Mettez de l’ordre dans vos documents de l’exercice en cours en vue de les remettre à votre comptable ou commis comptable.
   4. Etc.

Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, elle vous donnera, nous l’espérons, des idées pour votre cabinet ou votre bureau. La clé est de réfléchir à ce que vous pourriez faire pour régler, traiter ou améliorer les aspects ci-dessus pendant la fermeture de votre bureau.

Notre objectif est de vous aider à vous y retrouver pendant cette période incertaine. Si vous avez des questions ou des doutes sur la prochaine étape à suivre, communiquez avec un conseiller d’affaires de votre région ou visitez le site MNP.ca. 

Pour en savoir plus sur la COVID-19, consultez les ressources suivantes :

Agence de la santé publique du Canada : https://www.canada.ca/coronavirus

Centers for Disease Control (en anglais seulement) : https://www.cdc.gov/coronavirus/ 

Organisation mondiale de la santé : https://www.who.int/ 

Carte de suivi en temps réel de la COVID-19 de l’Université Johns Hopkins: https://gisanddata.maps.arcgis.com/apps/opsdashboard/index.html#/bda7594740fd40299423467b48e9ecf6