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Astuces pour planifier la réintégration des lieux de travail

2020-05-26


Bien que les organisations aient hâte d’accueillir à nouveau leurs employés sur les lieux de travail, elles doivent réaliser que la désignation des travailleurs qui reviendront, et du moment de ce retour, est un processus complexe. En effet, il faut tenir compte des directives des autorités sanitaires, des conditions établies par les gouvernements locaux, des contraintes des secteurs, des risques liés à certaines tâches et des politiques des différents propriétaires d’immeubles, en plus de veiller à créer un environnement où les employés se sentiront en sécurité. Les recommandations ci-dessous vous aideront à répondre à quelques critères nécessaires pour une réintégration efficace des lieux de travail.

S’informer et respecter les directives : Confirmez les directives concernant la réouverture des bâtiments aux travailleurs émises par les autorités sanitaires et le gouvernement local, en plus des consignes propres à votre secteur. Il faut inclure ici les politiques des propriétaires d’immeubles, ainsi que les procédures ou les règles à suivre pour la réintégration et l’occupation des édifices. Consultez les sources d’information suivantes pour en savoir plus :

  • Sites Web de l’Agence de la santé publique du Canada et des autorités sanitaires provinciales
  • Directives municipales
  • Consignes émises par les associations de votre secteur ou vos associations professionnelles, ainsi que les organes de direction
  • Le propriétaire de l’immeuble où se trouve votre entreprise

Préparer l’espace physique : Élaborez des plans pour répondre aux protocoles de distanciation sociale, reconfigurer les espaces de travail, assurer la disponibilité de l’équipement de protection personnelle approprié et veiller à ce qu’un nettoyage soit fait. Établissez de nouveaux protocoles pour le lieu de travail et installez des affiches à cet effet pour en faire la promotion. Une attention particulière devrait être portée aux éléments suivants, entre autres :

  • Déterminer les points d’embouteillage et créer une signalisation pour contrôler le flot de circulation;
  • Réaménager le mobilier et les espaces de travail pour favoriser la distanciation sociale;
  • Disposer d’une quantité suffisante de désinfectant à mains, de lingettes humides et de couvre-visage, et évaluer la nécessité d’installer des panneaux en plexiglas;
  • Mettre en place des protocoles pour nettoyer et désinfecter régulièrement les espaces de travail.

Préparer les gens : Prenez des mesures pour favoriser un environnement de travail où les employés se sentiront en confiance, et formez-les sur les nouveaux protocoles. Préparez-vous également à répondre à leurs préoccupations et à devoir trouver des solutions à leurs problèmes. Songez à la possibilité de mettre sur pied des équipes auxiliaires qui se relaieront au bureau afin que les tâches essentielles puissent quand même être effectuées si des membres de l’équipe tombaient malades. Les modifications apportées à votre espace de travail physique apaiseront les craintes de vos employés. Vous devriez également songer à ce qui suit :

  • Les défis liés aux transports, les employés à risque ou ayant un membre de la famille à risque, les disponibilités des services de garde;
  • Le nombre minimal et maximal de personnes qui devraient être présentes en même temps sur les lieux de travail;
  • L’opinion des employés pour savoir qui veut et doit retourner au bureau;
  • Un plan pour gérer l’anxiété de certains employés;
  • Un plan au cas où certains refusent de retourner au bureau;
  • L'établissement d’un protocole à appliquer si un employé tombe malade;
  • L’analyse et la mise à jour des politiques de ressources humaines afin qu’elles tiennent compte de cette nouvelle réalité.

Pour une meilleure protection des employés, il faut également considérer les risques sanitaires et de transmission de chaque fonction et s’assurer d’avoir établi des directives permettant à chaque travailleur d’accomplir son travail en toute sécurité.

Préparer les clients, les partenaires et les fournisseurs : Vos clients, partenaires et fournisseurs doivent être aussi rassurés que vos employés lorsqu’ils se rendent sur votre lieu de travail. Voici des mesures à considérer :

  • Identifier les fournisseurs clés qui visitent votre lieu de travail et les informer directement de vos protocoles, ainsi que de vos attentes à leur égard lorsqu’ils seront sur place;
  • Envoyer des communications aux clients, partenaires et fournisseurs sur les procédures de distanciation sociale et les autres protocoles en place;
  • Créer et actualiser des processus pour gérer les visites et les rencontres en personne;
  • Déterminer des points de contrôle et élaborer des protocoles pour les livraisons, le commerce, les partenaires, etc.;
  • Mettre en place un processus pour évaluer les directives en place chez vos clients, vos partenaires et vos fournisseurs, advenant que certains de vos employés doivent s’y rendre, afin d’assurer leur sécurité, et faire part de vos doutes aux parties concernées.

Communiquer avec confiance : La communication est essentielle pour le retour au travail. Assurez-vous de prévoir une stratégie de communication exhaustive et continue pour les employés, les clients et les partenaires des chaînes d’approvisionnement. Voici des mesures à considérer :

  • Élaborer et documenter un plan de communication;
  • Afficher l’information sur les sites Web et utiliser l’ensemble des moyens de communication;
  • Afficher l’information sur les protocoles de sécurité physique (rappels sur le lavage de mains ou sur le nombre maximal de personnes permis dans une pièce, etc.);
  • Communiquer les protocoles de nettoyage afin de favoriser la prise de conscience des précautions sanitaires et de rassurer les gens.

Prévoir des difficultés : Confirmez que des plans d’urgence et des mécanismes d’intervention sont en place au cas où la réouverture devait connaître des ratés ou si le virus devait ressurgir, forçant de nouvelles fermetures. Cela comprend les éléments suivants :

  • Déterminer si votre plan de continuité de l’exploitation inclut une liste à jour des rôles et des employés essentiels visés par le retour, afin d’assurer un niveau minimal de service;
  • Créer des plans de fermeture progressive et « rapide » advenant le retour en force du virus qui obligerait de nouvelles fermetures;
  • Valider la compatibilité des procédures d’évacuation d’urgence avec les directives de distanciation sociale provenant des autorités locales.

 

Comment MNP peut vous aider

  • Aide pour mieux comprendre les diverses directives émises par les autorités sanitaires et les gouvernements locaux, ainsi que les exigences propres à un secteur précis
  • Développement et amélioration de plans tenant compte des difficultés potentielles
  • Accompagnement pour l’aménagement de l’espace de travail
  • Conseils pour bien saisir les mesures visant les entreprises en réponse à la COVID-19 et les changements sur le marché
  • Stratégies de cybersécurité

Pour en savoir plus, communiquez avec Héloïse Bédard, leader régionale, Québec, Gestion des risques d’entreprise, au 438.469.4724 ou à l’adresse [email protected].