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La gestion des ressources humaines en cabinet de services professionnels pendant la COVID-19

2020-05-21


La pandémie de COVID-19 et la fermeture des commerces non essentiels ont exercé une pression énorme sur les entreprises partout au pays. Plusieurs propriétaires de cabinets de services professionnels se demandent comment demeurer solvables malgré une pause d’une durée indéterminée tout en étant prêt à repartir la machine dès que les restrictions seront levées.

On peut comprendre que la main-d’œuvre est inquiète, surtout sachant à quel point les mises à pied sont devenues courantes en temps de bouleversement économique. À cela s’ajoutent la peur d’attraper le virus et la menace persistante d’un ralentissement économique prolongé et de son incidence sur les portefeuilles de placements personnels.

En tant que propriétaire, employeur et mentor, vous pouvez prendre les devants et contribuer à faire baisser le stress que vous constatez chez vos employés et au sein de votre entreprise. À vrai dire, les décisions que vous prenez aujourd’hui, votre façon de communiquer avec votre équipe et les mesures de protection adoptées pourraient avoir une influence sur vos activités professionnelles pour encore longtemps.

Solutions pour garder votre personnel au travail

Voyant la liste de tâches s’amenuiser au même rythme que vos liquidités, vous vous demandez peut‑être si les licenciements sont votre seul recours pour demeurer viable. En même temps, vous vous préoccupez du sort de vos gens, de votre capacité à relancer vos activités lorsque l’économie reprendra et des coûts potentiels de devoir embaucher et former du personnel par la suite.

Heureusement il existe quelques options pour retenir votre main-d’œuvre, du moins réduire considérablement le nombre de mises à pied que vous aurez à faire.

Subvention salariale d’urgence du Canada (SSUC) — Votre cabinet pourrait être admissible à une aide qui financerait jusqu’à 75 % du salaire de vos employés pour une période maximale de 12 semaines. Vous auriez peut-être même la possibilité de faire une demande rétroactive au 15 mars 2020.

Mesures volontaires — Adressez-vous à vos employés et demandez-leur s’il n’y en a pas parmi eux qui accepteraient une baisse temporaire de salaire, de prendre du temps de vacances accumulé, de réduire leurs heures ou le nombre de quarts qu’ils effectuent, sinon de prendre un congé sans solde pendant le ralentissement.

Mises à pied en alternance — En optant pour des absences temporaires en alternance, vous évitez de porter un coup à votre main-d’œuvre tout en permettant au personnel en congé de demander les prestations d’assurance-emploi (AE).

Entente de travail partagé — Cette entente tripartite entre vous, vos employés et Service Canada fournit un supplément de revenu à ceux qui acceptent de réduire leurs heures et leur charge de travail. En raison de la pandémie de COVID-19, le gouvernement fédéral a augmenté la durée maximale du programme Travail partagé, qui est désormais de 76 semaines.

Régime de prestations supplémentaires de chômage (RPSC) — Si vous deviez opter pour des mises à pied temporaires, le RPSC vous permettrait de bonifier les prestations d’AE de vos employés. Ainsi, vous réduiriez votre masse salariale tout en les aidant à maintenir un certain niveau de vie pendant leur absence.

Le droit du travail est complexe et peut obliger l’employeur à sortir de sa poche des sommes considérables s’il ne s’y est pas pris correctement. Nous vous recommandons de faire appel à un avocat spécialisé en la matière avant de passer à l’action.

Licenciements temporaires

Selon le contexte dans lequel votre cabinet se trouve, vos critères d’admissibilité ou votre situation financière, il se peut que les options énoncées précédemment ne suffisent pas à protéger votre entreprise. Le cas échéant, vous pourriez n’avoir d’autre choix que d’envisager des mises à pied temporaires. Bien que cette solution demeure préférable aux licenciements permanents, il s’agit d’une manœuvre complexe qui nécessite de tenir compte de plusieurs facteurs.

  • Une mise à pied temporaire ne peut pas durer plus de 13 semaines au cours de toute période de 20 semaines consécutives. Ce qui était temporaire devient permanent si l’on dépasse cette limite.
  • Vous pouvez continuer d’offrir des avantages sociaux au personnel licencié temporairement. Vous devez y mettre fin si la mise à pied est permanente ou le devient.
  • Vous êtes tenu de fournir un relevé d’emploi aux employés licenciés temporairement. Ils en auront besoin pour demander les prestations d’AE.
  • Les contrats d’emploi pourraient ne pas permettre les mises à pied temporaires. Demandez conseil auprès d’un avocat en droit du travail pour connaître vos options et celles de votre effectif.

Vous devrez aussi vous assurer de ne pas avoir besoin des services de gens en congé en cas d’urgence ou sur une base ponctuelle. Le rappel d’employés licenciés temporairement peut faire obstacle aux prestations d’AE et réduire considérablement leurs revenus.

Programmes d’AE et ressources

Le gouvernement fédéral a levé le délai de carence d’une semaine avant d’être admissible aux prestations de maladie de l’AE et la nécessité de présenter un certificat médical. Si certains de vos salariés ne sont pas en mesure de travailler pour cause de maladie ou d’isolement volontaire, ces levées leur permettront d’accéder à des fonds plus rapidement. Ce faisant, on évite que les collègues possiblement contagieux soient portés à ignorer les règles de distanciation physique et à propager le virus.

De plus, le gouvernement du Canada a annoncé la mise en place de la Prestation canadienne d’urgence (PCU), mesure temporaire offrant 500 $ par semaine pendant un maximum de 16 semaines aux particuliers qui ont perdu leur emploi ou qui ne sont pas en mesure de travailler en raison de la pandémie. Les demandes de PCU et d’AE sont désormais intégrées à un même portail Web sur le site de l’Agence du revenu du Canada, ce qui évite bien des interrogations et assure aux Canadiens admissibles l’accès rapide au soutien financier dont ils ont besoin pendant cette période tumultueuse.

Étant donné que Service Canada a été extrêmement sollicité, vous devriez encourager tous les employés admissibles à faire une demande le plus rapidement possible.

Autres éléments à prendre en considération

Jamais n’avons-nous vu chez les travailleurs un aussi grand contraste entre la motivation à travailler et la difficulté à se concentrer pleinement sur les tâches à accomplir. Les gens craignent d’attraper la COVID‑19 ou doivent s’occuper de quelqu’un qui l’a contractée. La fermeture des écoles et des services de garde a compliqué grandement l’encadrement des enfants. Enfin, certains sont tout simplement trop inquiets pour sortir.

En tant qu’employeur, vous avez le délicat mandat de trouver un équilibre entre votre responsabilité de protéger et de rassurer votre personnel et celle de garder votre entreprise forte tout en respectant la législation, qui elle évolue au rythme de la crise. Pensons surtout aux trois éléments suivants :

Communiquer les mesures de santé et de sécurité — Montrez-vous ouvert et transparent envers votre équipe. Laissez-lui savoir les mesures que vous avez prises pour limiter les risques de contagion et faites régulièrement le point. Voici quelques exemples :

  • Désinfecter régulièrement les surfaces où les contacts sont nombreux et les endroits très fréquentés.
  • Fournir des masques et du désinfectant pour les mains.
  • Réduire le nombre de personnes sur place.
  • Installer une cloison entre les clients et le personnel.
  • Mettre en place l’affichage approprié pour favoriser la distanciation physique.
  • Etc.

Informez-vous sur les mesures de protection d’emploi pour les personnes touchées par la COVID-19 — Plusieurs provinces ont adopté des lois pour s’assurer que les personnes ayant contracté le virus ou devant s’isoler ou prendre soin d’une personne malade ne perdent pas leur emploi. Prenez connaissance de la législation en vigueur dans votre région et attendez-vous à devoir collaborer avec votre équipe pour gérer les problèmes d’horaire potentiels causés par la pandémie.

Faites appel à un conseiller juridique si vos salariés refusent de travailler — La COVID-19 représente une grave menace à la santé, au bien-être et même à la vie des Canadiens. Bon nombre de personnes craignent, avec raison, de quitter leur domicile et de se retrouver dans des milieux de travail bondés. Faites preuve d’empathie envers le personnel qui refuse de travailler, mais adressez-vous aussi à un avocat spécialisé en droit du travail pour connaître les options qui s’offrent à vous pour assurer le fonctionnement de votre entreprise et la sécurité de vos clients et des autres membres de votre équipe.

Vous aimeriez en savoir plus sur l’aide que MNP peut vous procurer en ces temps difficiles pour mieux traverser la crise? Communiquez avec Charles Godbout, CPA, CA, leader pour nos services aux professionnels,  à l’adresse [email protected] ou au 514.228.7928.

 

Pour en savoir plus, consultez COVID-19 : le portail d’information et de conseils de MNP.

Vous y trouverez des stratégies et des outils pour aider votre entreprise à affronter la crise du coronavirus, à demeurer résiliente et à bien planifier la reprise de ses activités.