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Préparez votre organisation aux perturbations causées par la COVID-19

2020-03-10


Les conséquences de la COVID-19 se font sentir partout au Canada. C’est pourquoi nous avons rédigé ce guide, qui aidera votre organisation à concevoir un plan pour prendre des décisions, réagir rapidement et connaître les questions à se poser pour se protéger.

Q :  Que dois-je faire pour réduire au minimum les perturbations dans mon entreprise?

R :  Élaborez un plan d’intervention et un plan de continuité de l’exploitation, et mettez sur pied une équipe d’intervention pour répondre aux perturbations. Votre plan d’intervention doit prendre en considération ce qui suit (de manière générale) :

  • Formez une équipe d’intervention (représentant les principales fonctions et secteurs de l’entreprise) qui sera chargée d’évaluer les perturbations éventuelles et d’élaborer et de mettre en œuvre des stratégies d’intervention. Il incombera aussi à cette équipe de suivre les mises à jour quotidiennes concernant la COVID-19, de se réunir régulièrement (p. ex., tous les jours) et d’adapter les stratégies d’intervention à mesure que de nouvelles informations deviennent disponibles.
  • Concevez un plan d’intervention visant à catégoriser les perturbations causées par la COVID-19 et à y répondre. Ce plan doit tenir compte des possibles répercussions pour l’entreprise. Les mesures prises doivent refléter l’ampleur de l’infection de la COVID-19 et de sa propagation au sein du ou des bureaux (et des collectivités avoisinantes). Des niveaux d’intervention – ainsi qu’un plan d’action adapté à chacun d’eux – doivent être définis. Par exemple, le niveau 1 pourrait être déclenché si un employé a été en contact avec une personne infectée et doit par conséquent se mettre en quarantaine, sans que cela n’ait d’incidence importante sur l’entreprise dans son ensemble. En revanche, une intervention de niveau 5 (sur une échelle à cinq niveaux) se produirait en cas d’infection incontrôlée de nombreux employés dans un ou plusieurs emplacements ou unités fonctionnelles se traduisant par l’auto-isolement ou l’hospitalisation de plus de 30 % de la main-d’œuvre.
  • Concevez un plan de continuité de l’exploitation permettant de gérer les perturbations de plus grande portée. Cette étape demande de réfléchir aux situations qui pourraient mal tourner et de mettre au point des stratégies de gestion des perturbations et de leurs répercussions. Les perturbations et les stratégies d’intervention possibles comprennent ce qui suit.

Perturbation de la direction

  • Concevez un plan de relève des membres de la haute direction pour vous assurer que les rôles, les responsabilités et les pouvoirs décisionnels sont clairs advenant le cas où des dirigeants ne sont plus en mesure d’occuper leurs fonctions. Par exemple, pour réduire au minimum les perturbations, vous pourriez conférer un pouvoir de signature à davantage de dirigeants lorsqu’il s’agit de régler des paiements ou de recourir à des fournisseurs de services de paie.
  • Mettez en place un protocole pour confier rapidement les problèmes urgents aux échelons supérieurs et pour les prises de décisions clés, surtout en l’absence de principaux dirigeants.
  • Élaborez un plan de communication des messages critiques à transmettre aux parties prenantes clés concernant les répercussions sur votre entreprise (perturbation de la fourniture de vos biens ou services, fermeture de bureaux, etc.) et de la marche à suivre pour corriger la situation. Le plan doit préciser les personnes qui sont responsables de communiquer ces messages et doit inclure un large éventail de parties prenantes, comme les clients, les employés, les fournisseurs, les principaux fournisseurs de services, les syndicats, les sous-traitants, le gouvernement et les autorités de réglementation.
  • Incluez à votre plan d’intervention des protocoles à respecter en cas de fermeture et de réouverture des bureaux, y compris les communications aux parties prenantes concernées. Le plan doit indiquer comment les activités seront prises en charge pendant la fermeture temporaire et comment les parties prenantes seront avisées de la réouverture des bureaux et de la reprise des activités.

Perturbation de la main-d’œuvre

  • Assurez-vous que les coordonnés des employés, y compris les personnes à contacter en cas d’urgence, sont à jour et qu’elles ont été transmises à l’équipe de direction.
  • Élaborez une procédure de signalement à la haute direction des maladies et des infections chez les employés, notamment les exigences de communication des cas confirmés de COVID-19 (par téléphone ou par courriel) et la gestion de la hausse des absences ou des refus de travailler.
  • Déterminez si les activités, les réunions ou les déplacements non essentiels doivent être reportés ou annulés afin d’éviter la propagation du virus. En cas de déplacements internationaux, songez à prévoir des stratégies pour gérer les cas d’employés coincés à l’étranger en raison de restrictions sur les déplacements ou tenus de se mettre en quarantaine à leur retour.
  • Établissez les activités clés devant être exercées à l’interne et prenez les précautions nécessaires pour assurer la sécurité du lieu de travail, par exemple en procédant à des nettoyages et à des désinfections plus fréquentes ou en imposant le port de matériel de protection. Les entreprises qui possèdent plus d’un emplacement peuvent envisager de réattribuer des tâches à d’autres emplacements ou membres du personnel.
  • Si possible, songez à mettre en place des pratiques de télétravail et établissez l’ordre de priorité des travaux à réaliser.
  • Assurez-vous que les employés continueront de recevoir leur paie. Pour les petites entreprises, on pourra par exemple conserver à l’externe les chèques et une copie du dernier registre de paie afin d’assurer le versement du juste salaire pour la période de paie la plus récente. Il faut aussi déterminer la nécessité de fournir un soutien financier aux employés incapables de composer avec une interruption de paie prolongée et mettre au point un mécanisme en ce sens.
  • Établissez un protocole permettant de déterminer à quel moment les employés pourront revenir au travail et préparez la communication qui leur sera envoyée à cet effet.
  • Déterminez les répercussions des éléments abordés ci-dessus sur les sous-traitants et préparez un plan pour y répondre.
  • Travaillez avec les syndicats pour concevoir de bonnes stratégies d’intervention chez les membres du personnel.
  • Évaluez le besoin de réduire la main-d’œuvre ou de décentraliser celle-ci en exerçant des activités dans plusieurs emplacements afin d’atténuer les conséquences financières des perturbations.

Perturbation des technologies de l’information

  • Assurez-vous que l’infrastructure des TI peut supporter un volume de travail accru en cas de télétravail, et veillez à la sécurité générale du système.
  • Faites des sauvegardes pour parer à une panne éventuelle du système des TI.

Perturbation des activités

  • Déterminez les répercussions d’une perturbation de l’approvisionnement des biens ou des services dont dépend l’entreprise et concevez des stratégies d’adaptation (trouver d’autres fournisseurs, se servir des stocks existants, etc.).
  • Évaluez le réseau de distribution des biens de l’organisation et déterminez le besoin d’établir des circuits différents ou additionnels.
  • Assurez-vous que les principaux fournisseurs et partenaires (p. ex., les distributeurs) disposent d’un plan de continuité pour la fourniture de leurs biens et services, et veillez à ce qu’ils puissent subvenir aux besoins et aux dépendances de votre organisation.
  • Préparez-vous à une réduction du volume d’activités et à son incidence sur vos finances et vos flux de trésorerie. Envisagez de faire ce qui suit :
    • Évaluez la possibilité d’anticiper la facturation des biens ou des services.
    • Effectuez un suivi régulier des recouvrements et du classement par échéance des débiteurs ainsi que des ventes aux clients qui ont du mal à effectuer leurs paiements à temps.
    • Réalisez une projection ou une modélisation du scénario à prévoir si vos clients paient avec 30 jours de retard, mais que vous devez continuer à rémunérer vos employés.
    • Déterminez les besoins en fonds de roulement en cas de difficultés liées à l’approvisionnement ou au recouvrement des débiteurs.
    • Communiquez avec votre banque ou votre prêteur pour lui faire part de vos préoccupations, trouver des solutions à court terme et connaître les options de financement provisoire qui s’offrent à vous.
  • Consultez votre courtier d’assurances pour revoir votre couverture. Évaluez les incidences sur vos activités et déterminez si vos polices d’assurance fournissent une couverture potentielle des pertes. Assurez-vous de bien comprendre le lien entre votre perte et les modalités de votre contrat d’assurance. Il est également préférable de connaître les exigences de votre assureur en matière de documentation lorsque vous faites une réclamation pour une perte couverte.
  • Prévoyez une marche à suivre dans l’éventualité où votre organisation devait quitter ses locaux pour une période prolongée.
  • Lorsque le plan de continuité des activités prévoit le recours à d’autres membres du personnel ou emplacements, établissez une procédure et servez-vous-en comme outil de formation.

Q : Doit-on limiter les déplacements des employés?

R : Avant de prendre une décision, les entreprises doivent se reporter aux conseils aux voyageurs de l’Agence de la santé publique du Canada. Les organisations doivent également mesurer les conséquences en cas d’employés tenus de se mettre en quarantaine à leur retour ou bloqués dans un pays étranger. Compte tenu du risque d’une perturbation prolongée des activités en cas d’absence de ces employés, les déplacements d’affaires en valent-ils le coup?

Q : Les assurances contre les pertes d’exploitation couvrent-elles les pandémies?

R : La réponse dépend de votre police et des circonstances de la perte. Les entreprises doivent revoir leurs polices de façon proactive avec leur courtier et leur consultant en réclamation, notamment au chapitre des avenants et des exclusions, afin de discuter de leur exposition aux pertes et des couvertures pertinentes. Par exemple, une police peut à la fois comprendre des exclusions concernant la contamination et une couverture élargie des pertes et des coûts liés à la décontamination. Des conditions précises devront probablement être réunies pour que la couverture puisse s’appliquer.

Les éléments couverts peuvent comprendre les suivants :

  • Pertes de revenus causées par une interruption des activités d’un emplacement assuré
  • Pertes de revenus engendrées par une perturbation des activités de fournisseurs ou de clients
  • Frais supplémentaires liés à la perturbation des activités (p. ex., augmentation des coûts du télétravail)
  • Pertes de revenus provoquées par des clauses relatives aux autorités civiles interdisant l’accès à une propriété assurée
  • Pertes de revenus découlant d’un déni d’accès à une propriété assurée

Pour en savoir plus, communiquez avec un conseiller d’affaires de votre localité, ou avec :

Mariesa Carbone, CPA, CA, ABCP, CRMA
Leader nationale, Gestion du risque d’entreprise
780.453.5377
[email protected]

Cliff Trollope, CPA, CA, ABCP, CRMA
Leader national, Résilience d’entreprise
416.596.1711
[email protected]