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Protéger votre entreprise lors de circonstances extraordinaires

2020-04-15


Des changements jamais vus jusqu’ici sont survenus dans la manière de faire des affaires. La main‑d’œuvre a été relocalisée à distance et réduite considérablement, et les flux de trésorerie ont diminué. De nouvelles méthodes et des raccourcis sont employés pour le traitement des ventes et des paiements. Des services bancaires en ligne, des transferts électroniques de fonds et de nouvelles techniques de partage de données ont rapidement été adoptés, si bien que les ressources informatiques, qui suffisent à peine, prennent des proportions insoupçonnées. Bref, nos pratiques commerciales ont subi de profondes transformations en l’espace de quelques semaines seulement.

Des changements d’une telle ampleur apportés aussi hâtivement peuvent fragiliser sérieusement les contrôles internes d’une entreprise. Les contrôles visant à prévenir les erreurs, les fraudes et les abus peuvent être compromis compte tenu de la vitesse à laquelle doivent changer les processus et les effectifs.

Bien qu’il faille un certain temps pour revoir les dispositifs de sécurité d’une entreprise en vue de s’adapter aux nouvelles conditions, voici quelques mesures pratiques que vous pouvez prendre dès maintenant.

  1. Avant de conclure ou d’autoriser des transactions ou d’effectuer des paiements, accordez-vous du temps. Passez en revue les renseignements, confirmez leur validité auprès des parties intéressées et, en cas de doute, attendez d’avoir clarifié la situation.
  2. Séparez les tâches. Cette fois, pas question de s’isoler : souvenez-vous que l’un des meilleurs contrôles est d’empêcher qu’une même personne ne lance, n’approuve et ne comptabilise une transaction sans la surveillance de quelqu’un d’autre. Assurez-vous que la séparation des tâches demeure efficace malgré les changements apportés à la main-d’œuvre. Un bon point de départ consiste à séparer la réalisation des transactions de leur comptabilisation. Pour en savoir plus, reportez-vous aux exemples de séparation des tâches à la fin du présent article.
  3. N’émettez aucun chèque en blanc, ne divulguez aucun mot de passe et n’élargissez pas l’accès des équipes aux opérations bancaires en ligne. Cet accès doit être réservé à un nombre très restreint de personnes et supervisé chaque jour par le propriétaire ou la direction.
  4. Veillez à ce que vos réseaux soient dotés de paramètres de sécurité suffisamment robustes pour prévenir les abus internes et les attaques externes.
  5. Passez soigneusement en revue la liste de paie. Prêtez une attention particulière à ce qui suit : salaires ou heures majorés, employés mis à pied, comptes de paie en double pour un même employé, dédoublement des dépôts directs et paiements inhabituels, comme des remboursements, des indemnités de vacances ou des avances. Surveillez les demandes de paiement d’heures supplémentaires et les notes de frais pour en assurer la validité.
  6. Des rapports financiers devraient être préparés et remis à la direction ou au conseil d’administration chaque semaine aux fins de revue. Ces rapports doivent être conçus selon une approche descendante et fondée sur le risque afin de transmettre aux décideurs les informations qu’ils ont véritablement besoin de connaître. Une comparaison entre les montants budgétés et réels pour chacune des principales catégories de produits et de charges est essentielle.
  7. Limitez ou retirez l’accès aux cartes de crédit et aux cartes pour petits achats de l’entreprise. Examinez minutieusement les relevés. La personne qui engage les dépenses doit être différente de celle qui est responsable de leur approbation opérationnelle ou de leur comptabilisation.
  8. Rapprochez vos relevés bancaires chaque semaine et penchez-vous sur tout écart relevé.
  9. Revoyez scrupuleusement toutes les factures reçues aux termes de contrats et comparez-les aux modalités entendues pour vérifier si elles contiennent des montants en trop ou des frais non autorisés.
  10. Faites l’inventaire de tous les actifs hors trésorerie, comme le matériel, les véhicules, la technologie et les actifs de bureau. Effectuez un suivi périodique de leur emplacement.
  11. Protégez les brevets, les technologies uniques, les listes de clients et les autres actifs commerciaux de grande valeur pour votre entreprise.
  12. Continuez de surveiller vos processus d’affaires clés, comme ceux relatifs aux dépôts d’argent, aux règlements de paiements, à la rotation des stocks et aux ajustements comptables.
  13. Prêtez attention à vos employés. Restez à l’affût des signes de stress et des comportements inhabituels. Même les gens bien intentionnés peuvent poser des gestes contraires à l’éthique lorsqu’ils sont dépassés par les événements. Dans un contexte de pression financière, d’isolement et d’incertitude, des employés pourraient chercher à réaliser des gains financiers à vos dépens.
  14. Gardez une attitude positive avec vos employés, vos clients et vos partenaires d’affaires.
  15. Communiquez ouvertement avec vos équipes, mais gardez-vous de divulguer des renseignements sensibles ou confidentiels à tout le monde. Une saine gestion des communications est essentielle pour traverser la crise.

En cette période hors du commun, ne relâchez pas votre vigilance, car la tentation de commettre des fraudes sera plus forte et les occasions de les perpétrer augmenteront en raison des changements dans les contrôles internes. En outre, des gens par ailleurs honnêtes trouveront de nouvelles façons de rationaliser les gestes répréhensibles. Pressions, occasions et rationalisation : lorsque ces trois facteurs sont réunis, la fraude n’est jamais bien loin.

Pour en savoir plus sur les façons de protéger votre organisation contre les fraudes internes, communiquez avec ::

Corey Anne Bloom, CPA, CA, CA•EJC, CFF, CFE, membre émérite de l’ACFE
Leader pour la région de l’Est du Canada, Enquêtes, juricomptabilité et soutien au litige
514.228.7863
[email protected]

Séparation des tâches

Voici comment vous pourriez séparer les tâches entre deux, trois ou quatre personnes.

Deux personnes

Responsabilités du comptable ou d’une autre personne du service des finances

  • Comptabiliser les garanties
  • Poster les chèques
  • Émettre les chèques
  • Rapprocher les relevés bancaires
  • Comptabiliser les crédits et les débits
  • Approuver la paie
  • Distribuer la petite caisse
  • Approuver les bons d’achat
  • Approuver les demandes d’émission de chèques
  • Autoriser la facturation

Responsabilités du directeur général

  • Recevoir et ouvrir les relevés bancaires
  • Signer les chèques
  • Effectuer les dépôts
  • Gérer les virements interbancaires
  • Distribuer les chèques de paie
  • Passer en revue les menues dépenses
  • Examiner les rapprochements bancaires
  • Approuver les factures des fournisseurs
  • Mettre en œuvre les procédures analytiques
  • Signer les contrats importants
  • Effectuer les ajustements de rémunération
  • S’entretenir avec le conseil d’administration et le comité d’audit

Trois personnes

Membre du personnel comptable

  • Comptabiliser les garanties
  • Émettre les chèques
  • Rapprocher les relevés bancaires
  • Comptabiliser les débits et les crédits
  • Rapprocher les menues dépenses
  • Distribuer la paie

Directeur général

  • Signer les contrats importants
  • Effectuer les ajustements de rémunération
  • S’entretenir avec le conseil d’administration et le comité d’audit
  • Signer les chèques
  • Produire les bordereaux de dépôt
  • Effectuer les virements interbancaires
  • Mettre en œuvre les procédures analytiques
  • Examiner les rapprochements bancaires

Comptable ou autre personne du service des finances

  • Approuver la paie
  • Traiter les factures des fournisseurs
  • Poster les chèques
  • Mettre en œuvre les procédures analytiques
  • Approuver la facturation
  • Distribuer la petite caisse
  • Ouvrir le courrier et consigner les dépenses en espèces
  • Recevoir les relevés bancaires

Quatre personnes

Membre du personnel comptable

  • Comptabiliser les garanties
  • Émettre les chèques
  • Rapprocher les relevés bancaires
  • Comptabiliser les crédits et les débits
  • Rapprocher les menues dépenses

Directeur général

  • Signer les contrats importants
  • Effectuer les ajustements de rémunération
  • S’entretenir avec le conseil d’administration et le comité d’audit
  • Signer les chèques
  • Mettre en œuvre les procédures analytiques

Comptable ou autre membre du personnel

  • Distribuer la paie
  • Ouvrir le courrier et consigner les dépenses en espèces
  • Distribuer la petite caisse
  • Poster les chèques
  • Examiner les rapprochements bancaires

Comptable ou autre membre du personnel

  • Approuver les factures des fournisseurs
  • Effectuer les virements interbancaires
  • Approuver la paie
  • Produire les bordereaux de dépôt

Vous pourriez aussi former des membres du personnel non comptable pour qu’ils puissent réaliser certaines des tâches moins techniques. Enfin, les membres du conseil d’administration peuvent être mis à contribution pour améliorer encore davantage la séparation des tâches.

 

 

Pour en savoir plus, consultez COVID-19 : le portail d’information et de conseils de MNP.

Vous y trouverez des stratégies et des outils pour aider votre entreprise à affronter la crise du coronavirus, à demeurer résiliente et à bien planifier la reprise de ses activités.