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Protéger votre organisme contre la fraude en temps de crise

2020-05-06


Par Joleen Collier, consultante principale, Juricomptabilité et soutien en cas de litige

Au Canada, le secteur des organismes caritatifs et sans but lucratif compte plus de deux millions de travailleurs et plus de 13 millions de bénévoles[1]. En temps de crise, comme une pandémie ou une catastrophe naturelle, les organismes sans but lucratif (OSBL) pourraient constater des changements importants à leur financement ou à leur bassin de clients. Ceux qui se trouvent en première ligne, comme la Croix-Rouge et les banques alimentaires, pourraient enregistrer une augmentation des contributions et du nombre de bénéficiaires. D’autres devront répondre à une demande accrue pour leurs services, sans nécessairement avoir plus de moyens. Les OSBL dont la mission n’est pas d’offrir des services d’urgence pourraient observer une baisse de donateurs, qui ont peut-être moins de revenus ou qui préfèrent soutenir un organisme dans le feu de l’action.

Une telle situation pourrait entraîner dans les OSBL une augmentation du risque de fraude, puisqu’elle engendre des occasions de commettre des méfaits, sans compter l’apparition de nouvelles motivations et la capacité de rationalisation des malfaiteurs. Ces organismes sont déjà aux prises avec des budgets restreints et un effectif limité, composé d’employés et de bénévoles qui ne ménagent aucun effort au quotidien pour accomplir leur mission. S’adapter à des changements rapides dans un contexte de crise sans se sentir dépassé peut s’avérer difficile, et des procédures administratives sont parfois sacrifiées pour mener à bien le travail.

Pendant qu’il continue à servir ses clients en situation d’urgence, un OSBL doit tout de même être attentif à la possibilité d’une fraude commise par l’un de ses dirigeants, employés ou bénévoles. Les pertes financières qui en découlent peuvent être considérables, et leur ampleur en sera exacerbée, si l’on tient compte des dommages à la réputation et de l’effet nuisible sur les dons futurs.

Délits courants

  • Falsification de chèques : Un employé ou un bénévole dérobe, modifie ou contrefait un chèque. C’est la ruse la plus courante et la plus dommageable d’un point de vue financier qui touche les organismes sans but lucratif.
  • Stratagèmes de fausse facturation : L’organisme à but non lucratif verse un paiement à un particulier en contrepartie de factures pour des biens ou des services fictifs, de factures gonflées ou de factures pour des achats personnels.
  • Remboursement de fausses dépenses : Un employé ou un bénévole cherche à se faire rembourser des dépenses fictives ou dont le montant est exagéré.
  • Détournement d’actifs : Le vol d’équipement, d’outils, de stocks, d’ordinateurs ou de propriété intellectuelle de l’organisme. Les OSBL pourraient constater des vols d’envergure ou de plus petits vols d’actifs commis par des employés qui croient passer inaperçus en raison de la crise qui persiste. Ces organismes pourraient avoir accès à des fournitures d’urgence précieuses qui circulent rapidement et, par conséquent, qui deviennent difficiles à répertorier.
  • Fraudes liées à la paie : L’organisme verse des paiements à la suite de fausses demandes de rémunération, qui prennent souvent la forme d’heures supplémentaires ou de salaires destinés à des employés fictifs.
  • Corruption : Comportement malhonnête ou frauduleux adopté par des personnes en position d’influence et qui suppose habituellement des pots-de-vin ou des conflits d’intérêts non divulgués.
  • Cybercriminalité : les malfaiteurs savent profiter de la panique, de la confusion et de la désinformation qui se manifestent dans une situation de crise pour transmettre des logiciels malveillants, pénétrer des réseaux informatiques, créer des sites web frauduleux et procéder à du piratage psychologique.

Contrôles et sauvegardes antifraude

  • Une ligne téléphonique anonyme de signalement ou de dénonciation constitue un outil efficace pour détecter les fraudes. Le fait de l’utiliser et d’encourager les employés, les bénévoles, les fournisseurs et les tiers à y recourir pourrait réduire considérablement la durée des fraudes et les coûts associés, en plus de décourager de futurs malfaiteurs.
  • Une évaluation des risques de fraude permet à une entreprise d’analyser chaque processus d’affaires pour déceler les comportements frauduleux qu’il pourrait permettre et prendre les mesures nécessaires pour contrôler les risques importants.
  • La culture au sein d’un OSBL devrait promouvoir une politique de tolérance zéro et favoriser la conformité aux contrôles de prévention. Un code de conduite et une politique antifraude mis par écrit sont des composantes éprouvées d’un cadre de contrôle de la fraude.
  • Une formation supplémentaire destinée aux employés et aux bénévoles, dont le rôle et les tâches sont touchés par la crise, peut également s’avérer utile. En dehors des périodes de crise, il faut prévoir une formation de base pour les employés et les bénévoles sur les signes de fraude et la manière de la dénoncer.
  • La séparation des tâches a aussi fait ses preuves dans la lutte contre la fraude. Il s’agit d’avoir plus d’une personne pour réaliser une transaction commerciale. Des tâches auparavant séparées pourraient ne plus l’être en période de crise, en raison d’une main-d’œuvre réduite et de la prestation de services à distance. La direction devrait revoir les principales tâches financières afin de s’assurer que les plus importantes sont réalisées sous une supervision appropriée.
  • Une situation de crise ne devrait pas se traduire par un relâchement des exigences; la nécessité d’avoir des pièces justificatives adéquates demeure. Assurez-vous d’obtenir de vos fournisseurs des factures, des reçus ou d’autres types de documents avant tout paiement.
  • La rotation des responsabilités entre les employés et les bénévoles peut également être bénéfique pour détecter une activité frauduleuse. Elle permet à un OSBL de relever des irrégularités lorsqu’une nouvelle personne assume une tâche.
  • Les contrôles des TI devraient être revus fréquemment, notamment si la crise a fermé l’accès aux bureaux habituels et que les gens travaillent à distance. Si l’OSBL gère des données sensibles, comme les informations personnelles d’employés, de bénévoles ou de membres, ainsi que des numéros de cartes de crédit, il pourrait s’exposer à un risque accru.

Pour en savoir plus sur les façons de protéger votre organisation contre les fraudes, communiquez avec :

Corey Anne Bloom, CPA, CA, CA•EJC, CFF, CFE, membre émérite de l’ACFE
Leader pour la région de l’Est du Canada, Enquêtes, juricomptabilité et soutien au litige
514.228.7863
[email protected]

[1] http://sectorsource.ca/node/2518 

Pour en savoir plus, consultez COVID-19 : le portail d’information et de conseils de MNP.

Vous y trouverez des stratégies et des outils pour aider votre entreprise à affronter la crise du coronavirus, à demeurer résiliente et à bien planifier la reprise de ses activités.