Moderniser les systèmes informatiques municipaux en intégrant l’IA

L’obsolescence des systèmes : une entrave au progrès

Bon nombre de municipalités canadiennes utilisent toujours de vieux logiciels de gestion intégrés pour la gestion des finances, l’approvisionnement et les ressources humaines. Or, ces systèmes ne sont pas tout à fait à la hauteur des exigences contemporaines d’efficacité, de transparence et de prestation de services numériques.

La saisie manuelle de données, les flux de travail générant une tonne de paperasse et le cloisonnement de l’information nuisent à toute réponse rapide envers les priorités d’un conseil municipal ou aux urgences dans la collectivité. Le Rapport 2025 de MNP sur les municipalités dévoile que les systèmes et les applications vétustes entravent encore aujourd’hui les opérations municipales. En effet, 43 % des participants au rapport affirment que cette obsolescence est l’un des principaux obstacles qu’ils doivent surmonter. Pour 49 % des répondants, le remplacement de ces systèmes fait partie des grandes priorités de modernisation. Dans les administrations locales, ces enjeux influent sur la gouvernance, la gestion budgétaire et la prestation de services.

La nouvelle génération de logiciels de gestion intégrés a déjà émergé. Partout au pays, des municipalités remplacent des plateformes comme Diamond, Bellamy ou Microsoft Great Plains par des systèmes infonuagiques modernes comme Sylogist, qui intègrent l’IA afin de simplifier les processus et d’alimenter la prise de décisions.

Intelligence artificielle : un pont entre les données et les décisions

Les logiciels de gestion intégrés modernes ne font pas que traiter des opérations. Ils intègrent d’office des outils d’IA comme l’apprentissage automatique, le traitement automatique des langues et l’analyse prédictive pour améliorer la saisie, l’analyse et l’utilisation des données dans toutes les fonctions municipales. Ces fonctionnalités permettent aux administrations locales d’automatiser des tâches routinières, de repérer rapidement des anomalies et de convertir des données brutes en informations utiles. L’IA transforme ainsi la relation aux données en permettant des gains de compréhension, d’efficacité et de réactivité. Par exemple, l’analyse prédictive peut combiner des données existantes, des indicateurs économiques et des facteurs environnementaux pour affiner la planification et les budgets. Grâce à l’automatisation intelligente, le traitement des factures et de la paie peut se faire en quelques minutes plutôt qu’en quelques jours. Les outils de langage naturel permettent aux robots conversationnels de prendre en charge les demandes courantes des citoyens, de contribuer à la collecte de données et donner ainsi au personnel municipal la chance de se concentrer sur d’autres tâches où leur savoir-faire est requis.

Ces outils ne sont pas là pour remplacer des personnes compétentes, mais bien pour les rendre plus performantes. Ils permettent aux équipes d’une administration locale de travailler plus vite, de mieux anticiper les problèmes et de prendre leurs décisions à partir de faits plutôt que d’hypothèses.

Les logiciels de gestion modernes

Pour bien comprendre les avantages que confère un logiciel de gestion intégré qui utilise l’IA, voici quelques exemples tirés du quotidien d’une municipalité.

Directeur des finances

Sans l’intelligence artificielle : les prévisions budgétaires nécessitent d’avoir le nez plongé dans des chiffres pendant des heures et de préparer des rapports trimestriels.

Avec l’intelligence artificielle : des modèles prédictifs produisent des budgets en temps réel, relèvent les anomalies et proposent des modifications qui tiennent compte des tendances constatées. Un directeur des finances peut dorénavant se consacrer davantage aux informations qu’il doit transmettre au conseil municipal et passe moins de temps devant sa calculatrice.

Responsable de l’approvisionnement

Sans l’intelligence artificielle : la gestion de contrats se fait à la main et de façon réactive. Elle repose souvent sur l’information contenue dans des courriels et des tableurs.

Avec l’intelligence artificielle : des tableaux de bord centralisés signalent les renouvellements de contrats à venir, soulignent les clauses problématiques et font une analyse du rendement pour cerner les risques que présente un fournisseur. Les outils d’IA contribuent à la rédaction de nouveaux contrats selon des modèles standards et des bibliothèques de clauses, assurant ainsi le respect des politiques municipales et des lois applicables. Un responsable peut consacrer son temps à l’approvisionnement stratégique et à l’optimisation de la valeur plutôt qu’à la paperasse.

Spécialiste en ressources humaines

Sans l’intelligence artificielle : la majorité de la journée est consacrée à répondre aux questions du personnel et à gérer les demandes de congé.

Avec l’intelligence artificielle : les assistants virtuels et les outils d’analyse de la main-d’œuvre peuvent repérer les compétences qui font défaut ou qui risquent de disparaître en raison de départs à la retraite pour ensuite recommander des programmes de formation et des stratégies de recrutement. Les spécialistes en ressources humaines peuvent ainsi se concentrer sur le développement stratégique de la main-d’œuvre.

Gestionnaire des actifs

Sans l’intelligence artificielle : l’évaluation de l’état des actifs nécessite la vérification manuelle de registres et de documents papier. Il faut également communiquer avec les équipes sur le terrain par téléphone ou courriel pour confirmer leur disponibilité et leur assigner du travail.

Avec l’intelligence artificielle : un tableau de bord central affiche en temps réel l’état des actifs, les travaux à faire et la disponibilité des équipes. Le système génère des prévisions d’entretien qui permettent d’établir la priorité des travaux selon le degré de risque et d’urgence.

Bien que l’apport de l’IA puisse varier d’une solution à l’autre, ces exemples mettent en lumière le temps qu’elle permet de gagner, les renseignements utiles qu’elle peut générer et les ressources qui peuvent être réaffectées à des objectifs stratégiques.

Les obstacles dont on ne parle pas suffisamment

Même si la modernisation présente des avantages évidents, elle entraîne certaines difficultés. La culture organisationnelle, les contraintes budgétaires et la complexité de la réglementation peuvent souvent ralentir le rythme des changements mis en œuvre. On constate néanmoins des avancées. Selon le Rapport 2025 de MNP sur les municipalités, 63 % des répondants ont cité la modernisation technologique comme une priorité. Il s’agit d’un bond de 10 points, ce qui démontre que les outils et les systèmes analytiques évolutifs gagnent en importance.

La gouvernance des données demeure une difficulté majeure. Bon nombre de municipalités ont accumulé au cours des années des informations stockées pêle-mêle dans des systèmes distincts. Avant de les faire migrer vers un nouveau logiciel de gestion intégré, elles doivent être nettoyées et validées. En outre, une structure claire définissant les responsabilités doit être établie, sans quoi même les meilleures technologies ne donneront pas les résultats escomptés.

Si le rapport souligne une collaboration améliorée des équipes municipales, il fait aussi état de l’émergence de nouvelles pressions. La proportion de répondants qui affirment que les exigences réglementaires sont une entrave augmente régulièrement depuis 2023. Celle des participants s’inquiétant du manque de connaissances spécialisées a bondi de neuf points en un an. Ces problèmes sont exacerbés par des ressources limitées et des politiques de gouvernance dépassées qui ralentissent la prise de décisions et la réalisation de projets.

La modernisation est tout autant une question de personnel que de technologies. Mettre en place d’emblée de bonnes bases, de la planification de la main-d’œuvre à l’harmonisation des politiques, est ultimement ce qui détermine la réussite d’une telle entreprise.

Mettre en place les bases d’une transition fluide

Si l’on veut réussir sa transition vers de nouveaux logiciels de gestion intégrés, il faut s’y préparer. Avant de changer de plateforme, une administration locale doit d’abord évaluer ses systèmes et sa gouvernance des données. Ensuite, elle doit définir quelle sera la contribution des nouveaux outils à sa culture décisionnelle fondée sur des données.

Établir des politiques claires et déterminer qui s’occupe de quelles données permet une transition fluide et aide à répartir les responsabilités futures. Il est aussi essentiel de comprendre les exigences réglementaires dans un contexte où les outils d’IA font de plus en plus partie intégrante du travail municipal. En se tenant au fait des lignes directrices régissant leur utilisation et la confidentialité des données, les administrations locales se donneront les moyens de concevoir des systèmes qui produisent les résultats souhaités tout en respectant les obligations de conformité.

Les municipalités prêtes à se lancer doivent procéder au choix d’une solution et établir une feuille de route. Faire appel à des conseillers d’expérience capables d’évaluer les plateformes offertes, de recommander de nouvelles technologies comme Sylogist ou Microsoft Dynamics, et de proposer une mise en œuvre qui cadre avec les objectifs opérationnels peut transformer une amélioration technologique en évolution organisationnelle.

De modernisation à améliorations notables

Par la modernisation de leurs logiciels de gestion intégrés, les administrations locales peuvent améliorer leurs opérations, gagner en adaptabilité et assurer une prestation de services plus précise et plus responsable. Utilisées de façon stratégique, les plateformes qui font appel à l’IA peuvent bonifier les capacités prévisionnelles, simplifier l’approvisionnement et permettre une réponse rapide aux besoins des citoyens.

Les municipalités constatent que leurs efforts de modernisation doivent être mûrement réfléchis et méticuleusement planifiés pour porter leurs fruits. Une évaluation exhaustive des systèmes en place, le renforcement de la gouvernance des données et le choix d’une technologie de pointe évolutive peuvent transformer l’adoption d’un nouveau logiciel de gestion intégré en investissement à long terme qui contribue à la transparence, à l’efficacité et à la prise de décisions éclairées.

Points à retenir

• Les logiciels de gestion intégrés modernes permettent de faire des prévisions d’une grande précision et d’automatiser des tâches routinières.
• Une bonne gouvernance des données augmente la confiance et améliore la qualité des décisions prises.
• La modernisation favorise la transparence et la collaboration entre les services.
• Les plateformes évolutives accordent aux administrations locales la possibilité de s’adapter en fonction des besoins auxquels elles doivent répondre.
• Les outils intégrant l’IA aident les équipes municipales à se concentrer sur des priorités stratégiques et le service aux citoyens.

Pour en savoir plus sur l’effet des technologies obsolètes sur les administrations locales et les possibilités offertes pour les moderniser, consultez le Rapport 2025 de MNP sur les municipalités.