L’effet domino de la fraude sur les communautés autochtones

Les communautés autochtones gèrent des services essentiels pour leurs membres : routes, services publics, intervention d’urgence, projets d’immobilisation, logement et autres projets communautaires. Elles doivent y parvenir de façon efficiente et rendre des comptes à leurs membres.

Par conséquent, une stratégie de gestion du risque de fraude efficace est indispensable pour soutenir le développement durable d’une communauté autochtone et s’assurer que les principales entrées d’argent ne sont pas perdues en raison de fraude ou d’une mauvaise gestion.

Toutes les communautés autochtones, quelle qu’en soit la taille, assument des responsabilités opérationnelles similaires. Les demandes croissantes, les budgets serrés et les ressources limitées peuvent compliquer la mise en œuvre de contrôles financiers et la gestion de partenariats complexes. Tous ces facteurs les rendent plus vulnérables à la fraude interne ou externe.

La fraude ne se présente pas toujours sous la forme d’une cyberattaque sophistiquée ou d’une tentative d’infiltration des systèmes informatiques par un agent extérieur. Souvent, elle est commise par des gens en position de confiance : un membre du personnel, un partenaire d’affaires ou un dirigeant qui exploite une faille dans les contrôles.

Le simple fait d’en être victime peut gruger les budgets et miner la confiance de la communauté. Cependant, en connaissant les éléments plus vulnérables au sein de l’administration de votre communauté, vous pourrez mettre en œuvre des défenses et des contrôles qui réduiront grandement le risque.

Pourquoi les communautés autochtones sont‑elles vulnérables?

Beaucoup de communautés autochtones ont une structure très simple. La direction fait confiance au personnel et ne surveille que très peu. Donc, si quelqu’un profite du manque de contrôles et trompe cette confiance, les actes frauduleux peuvent s’étendre sur plusieurs années.

Dans le cas de communautés plus petites ou éloignées, notamment, le manque de ressources ou de contrôles internes peut compliquer la détection ou la prévention de fraude. Parfois, certains membres du personnel portent plusieurs chapeaux. Il est alors difficile de séparer clairement les fonctions financières, de cerner les faiblesses des contrôles internes et de reconnaître les signaux d’alarme. Dans d’autres cas, des liens à long terme peuvent favoriser les actes frauduleux, sans soulever de questions.

À l’interne, des membres peuvent manipuler les entrées d’argent, les dépenses ou la paie, approuver des paiements irréguliers ou confier des contrats à des proches. À l’externe, outre les stratagèmes frauduleux comme l’hameçonnage et les cyberattaques, les communautés sont vulnérables aux fournisseurs et partenaires d’affaires malhonnêtes, aux investissements contraires à l’éthique et aux ententes de partenariat défavorables.

Sans contrôles rigoureux, les communautés autochtones pourraient s’exposer à de graves préjudices financiers ou subir d’importantes pertes en raison d’occasions perdues.

Quatre types de fraude courants au sein des communautés autochtones

Dans les communautés autochtones, on peut regrouper les types de fraudes les plus courants en quatre catégories : la fraude liée à l’approvisionnement, la fraude liée à la paie, le détournement d’actifs et la fraude liée aux contrats.

1. Fraude liée à l’approvisionnement

Elle consiste à manipuler un processus d’approvisionnement pour en tirer un gain financier. Voici quelques exemples :

• Collusion : La manipulation d’un processus d’appel d’offres au profit d’un fournisseur en particulier.
• Pots-de-vin : Des « cadeaux » offerts à des membres du personnel en échange de l’attribution de contrats.
• Surfacturation : La présentation par des fournisseurs de factures affichant des montants gonflés ou des frais pour des services qui n’ont jamais été rendus.
• Conflits d’intérêts : L’existence de liens personnels ou financiers entre des membres du personnel qui prennent part au processus d’approvisionnement et des fournisseurs.

2. Fraude liée à la paie

Elle consiste à manipuler les systèmes de rémunération pour son propre profit. Voici quelques exemples :

• Personnel fantôme : La création de profils de membres du personnel fictifs, dans le but d’encaisser la paie qui leur est versée.
• Falsification des feuilles de temps : L’inscription d’heures non travaillées sur sa feuille de temps.
• Versements ou ajustements non autorisés à la paie : La bonification du salaire ou des avantages sociaux sans approbation préalable.
• Duplication des versements de la paie : La duplication des versements de la paie par la création d’un second profil pour un même membre du personnel.
• Employés non qualifiés : L’ajout de proches non qualifiés à la liste de paie pour faciliter les paiements non autorisés à des membres de la famille.

3. Détournement d’actifs

Le vol ou le détournement d’actifs peuvent prendre diverses formes, notamment :

• Vol d’argent : L’appropriation par des membres du personnel de paiements en argent, entre autres pour des services publics ou des contraventions.
• Vol de stock : Le vol d’équipement, d’outils ou de matériel à des fins personnelles ou pour la revente.
• Usage inapproprié de véhicules ou de biens : L’utilisation des ressources de la communauté par des membres du personnel à des fins personnelles.

4. Fraude liée aux contrats

Les communautés peuvent être victimes de déclarations ou d’informations fausses ou trompeuses de la part d’un partenaire ou de conditions financières désavantageuses dans un contrat.

• Affirmations mensongères : Les partenaires ne tiennent pas leurs promesses après avoir reçu leur argent.
• Rupture de contrat : Le manquement intentionnel aux modalités des contrats conclus avec les communautés.
• Modalités financières injustes : Le fait de profiter d’une communauté en lui cachant des informations, de sorte que les ententes comportent des modalités défavorables ou des objectifs hors de portée.

Prévenir la fraude au sein de votre communauté

La prévention de la fraude ne consiste pas à prendre les fraudeurs en flagrant délit. Elle vise plutôt à mettre en place des systèmes et contrôles efficaces pour éviter qu’elle ne se produise, ou la détecter rapidement si elle se produit.

Voici quelques moyens pour protéger votre communauté :

Établir des politiques et des procédures claires

• Créer et mettre en œuvre un code de conduite qui établit des normes d’éthique pour tous les membres du personnel, les élus et les sous-traitants.
• Élaborer une politique de prévention qui définit clairement la notion de fraude, énonce les comportements interdits et précise les conséquences d’actes frauduleux.
• Établir et appliquer des politiques rigoureuses d’approvisionnement pour prévenir les conflits d’intérêts.
• Offrir à tous les membres du personnel de la formation sur les politiques et procédures.

Mettre en place des contrôles internes solides

• Confier à des personnes différentes les tâches importantes, comme l’autorisation, l’inscription et le rapprochement d’opérations.
• Instaurer un système d’approbation à plusieurs niveaux pour les opérations financières, les paiements à des fournisseurs et les modifications au budget.
• Effectuer régulièrement les rapprochements de comptes bancaires, reçus et dossiers d’approvisionnement.
• Vérifier régulièrement le caractère approprié des accès aux contrôles et aux systèmes.

Procéder à des audits sur une base régulière

• Faire appel à des auditeurs externes pour réaliser un examen annuel des états financiers et de la conformité.
• Réaliser des audits internes pour s’assurer du respect des politiques et relever le plus tôt possible tout signal d’alarme.
• Relever les points faibles dans les contrôles et faire appel à des auditeurs pour les examiner.

Promouvoir une culture d’intégrité

• Offrir de la formation sur les comportements éthiques à tous les membres du personnel et aux leaders de la communauté pour les sensibiliser au risque de fraude.
• S’assurer que les leaders adoptent un comportement éthique en tout temps.
• Encourager la transparence et la responsabilité à tous les niveaux.

Établir des mécanismes de dénonciation

• Mettre en place un système confidentiel de dénonciation, comme une ligne téléphonique directe ou une plateforme Web, pour permettre au personnel, aux sous-traitants ou au public de signaler toute fraude présumée de façon anonyme.
• Protéger les dénonciateurs contre toute forme de représailles pour susciter la confiance envers le système.
• Annoncer clairement la procédure à suivre afin de signaler des cas de fraude.

Évaluer les risques

• Procéder régulièrement à des évaluations pour relever les aspects les plus vulnérables à la fraude, comme la manipulation d’argent comptant, l’approvisionnement et la paie.
• Mettre à jour les contrôles et les pratiques de surveillance en fonction des résultats de ces évaluations.

Imposer des conséquences aux fraudeurs

• Enquêter de façon rigoureuse et impartiale sur toutes les allégations de fraude.
• Prendre des mesures disciplinaires ou intenter une action en justice lorsque la fraude est confirmée.
• Annoncer les actions coercitives (dans le respect de la confidentialité et des exigences juridiques) pour démontrer une tolérance zéro.

En plus de drainer les ressources, la fraude mine la confiance de la communauté envers ses leaders. Mais en mettant en place des contrôles rigoureux, en favorisant une culture de responsabilisation, en assurant une surveillance efficace et en évaluant régulièrement les menaces, il est possible de réduire considérablement le risque pour votre communauté.

Chaque dollar perdu aux mains de fraudeurs représente un dollar en moins pour la communauté et son avenir. Prévenez la fraude avant qu’elle se manifeste au moyen d’une planification réfléchie et de stratégies exhaustives.