Le fossé de l’IA : quand intention et degré de préparation sont en décalage

L’intelligence artificielle (IA) offre des fonctionnalités de plus en plus pratiques et accessibles, et les administrations locales sont à la croisée des chemins. Selon le Rapport 2025 de MNP sur les municipalités, près de 25 % des 282 administrations locales et régionales qui ont participé à notre étude disent utiliser actuellement l’IA, et plus de la moitié examinent attentivement cette option ou en prévoient l’adoption.

Les administrations locales voient d’un bon œil les possibilités offertes par l’IA. Les répondants aimeraient l’utiliser pour réduire leurs tâches manuelles (61 %), optimiser leurs ressources (59 %) et améliorer leur processus décisionnel (51 %).

Cependant, celles qui souhaitent emprunter cette voie reconnaissent qu’elles ne sont pas prêtes à mettre en œuvre un nouveau système. Même si l’adoption de l’IA peut faire peur, les administrations locales disposent d’un vaste éventail d’options, qui ne se limitent pas à tout ou rien.

De simples outils fondés sur l’IA générative à des programmes complets d’IA, il est tout à fait possible d’adopter la nouvelle technologie sans en sacrifier la fonctionnalité ni sacrifier de son propre temps. En fait, en tirant profit de l’IA, les administrations locales peuvent réduire leurs tâches, augmenter leur efficience opérationnelle et, au bout du compte, améliorer l’expérience utilisateur de leur personnel et de la population.

Dans le premier article de cette série, nous nous concentrerons sur l’IA générative, nous en examinerons les bénéfices et les défis les plus courants, et nous discuterons des moyens de tirer le maximum de votre infrastructure et de vos outils actuels.

Tirer profit des outils en place 

De nombreuses administrations locales du pays font déjà partie de l’écosystème Microsoft. Un moyen facile d’accélérer l’adoption de l’IA est alors de recourir à Copilot, un agent conversationnel de Microsoft fondé sur l’IA.

Copilot est une solution des plus efficaces pour les municipalités qui cherchent à moderniser leurs activités tout en respectant des normes de sécurité élevées, sans compromettre leur efficience et la facilité d’utilisation de leurs systèmes. Il s’intègre directement aux outils Microsoft que leur personnel utilise déjà, comme Outlook, Word, Excel, Teams, PowerPoint et SharePoint. Cette facilité d’intégration permet aux membres du personnel de profiter des capacités de l’IA dans leurs tâches courantes, élimine le besoin de se familiariser avec une nouvelle plateforme, évite la perturbation des habitudes quotidiennes, réduit le temps de formation et accélère l’adoption de la solution.

Copilot améliore la productivité en formulant des suggestions intelligentes, en automatisant les tâches répétitives et en générant du contenu à partir des données de votre organisation, tout en tenant compte des permissions et des accès déjà accordés. Les membres du personnel peuvent rédiger des courriels, analyser des feuilles de travail, préparer des présentations et collaborer de façon plus efficace au moyen d’outils qu’ils connaissent déjà. Ils ont ainsi plus de temps pour se concentrer sur la prestation de services à la population, plutôt que sur l’exécution de tâches administratives et manuelles.

Comme l’indiquent les conclusions du rapport, les municipalités accordent une grande importance à la sécurité et à l’intégrité des données. Copilot a été conçu en tenant compte de ces priorités. Il fonctionne sous l’infrastructure infonuagique Azure de Microsoft qui stocke les données en toute sécurité sous le propre locataire de la municipalité. Contrairement aux modèles d’IA publics, Copilot n’expose pas les informations au monde extérieur et ne s’en sert pas pour entraîner les modèles de Microsoft. Il utilise les documents, courriels, calendriers et conversations internes pour générer des réponses personnalisées et sensibles au contexte, tout en assurant la protection des données.

De plus, l’administration de Copilot a été ajoutée aux fonctions du centre d’administration Microsoft 365, y compris la gestion des permissions d’accès, de l’utilisation et des politiques sur les données, grâce aux applications prêtes à l’emploi de Purview et Viva Insights fournies avec la licence.

Copilot peut aider votre municipalité à améliorer sa prestation de services, à accroître son efficience et à respecter les normes les plus élevées de sécurité et de conformité. Il s’agit d’un outil pratique et puissant pour les administrations publiques modernes.

Je suis prêt à me lancer. Que dois-je faire alors?

Il y a plusieurs éléments importants à mettre en place en lien avec la technologie, la gouvernance, la formation et la culture au sein d’une administration locale pour assurer une utilisation efficace de Copilot par le personnel.

Vous détenez déjà une licence Microsoft et vous êtes prêt à vous lancer dans l’aventure de l’IA, mais vous ne savez pas par où commencer? Voici quelques éléments à considérer :

• Évaluez votre degré d’utilisation de Microsoft 365.
  • Assurez-vous que les membres de votre personnel utilisent les applications de Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, etc.).
  • Accordez des licences Copilot aux utilisateurs appropriés.
  • Confirmez que tous les utilisateurs ont recours à l’infonuagique (OneDrive, SharePoint) afin que Copilot puisse accéder à l’ensemble du contenu de votre organisation.
• Assurez-vous de la configuration appropriée de l’accès aux données et de la sécurité.
  • Validez les permissions et les accès appropriés. Copilot tient compte des permissions existantes dans OneDrive et SharePoint.
  • Instaurez un système de classement et d’étiquetage des données afin de protéger les informations sensibles.
  • Mettez en place des paramètres de conformité et de sécurité, comme des politiques de rétention et de prévention de la perte de données.
• Concentrez-vous sur la formation et l’habilitation du personnel.
  • Offrez de la formation adaptée aux besoins des différents postes sur l’utilisation appropriée de Copilot dans les tâches courantes.
  • Proposez des ateliers sur la rédaction de requêtes pour optimiser la qualité des résultats.
  • Désignez des « accompagnateurs Copilot » chargés de soutenir les utilisateurs.
  • Favorisez une culture d’innovation et de curiosité.
• Assurez une gouvernance rigoureuse et encouragez une utilisation responsable de l’IA.
  • Établissez des politiques d’utilisation appropriée des outils d’IA.
  • Définissez les limites pour l’utilisation de Copilot (par exemple, des conseils juridiques, la prise de décisions lourdes de conséquences, etc.).
  • Surveillez l’utilisation de l’outil et recueillez des commentaires pour améliorer les pratiques et en mesurer la valeur.

De quelle façon les administrations locales peuvent-elles utiliser l’IA générative?

En raison de l’augmentation constante de la charge de travail et de la population, le personnel des différentes municipalités fait des pieds et des mains pour fournir des services transparents et empressés aux citoyens et citoyennes. Grâce à Copilot, les équipes peuvent réduire le temps consacré aux tâches routinières, décortiquer des données complexes et collaborer plus facilement. Voici des avantages de Copilot pour les municipalités :

Réduction du temps consacré à l’exécution de tâches administratives

Copilot simplifie les tâches administratives courantes en aidant le personnel à rédiger rapidement des courriels, des notes et des rapports. Il peut résumer de longs documents, comme des procès-verbaux ou des versions provisoires de politiques, ce qui permet d’économiser du temps précieux. De plus, il peut générer des modèles de permis, de licences et d’avis publics en assurant une uniformité et une efficience à l’ensemble des services.

Augmentation de l’efficacité des réunions et de la collaboration interne

Copilot aide à saisir les principaux éléments des réunions en analysant les notes, les transcriptions et les historiques de discussion. Il relève les mesures à prendre, les décisions et les suivis, puis les organise en résumés structurés. Il peut également préparer l’ordre du jour des prochaines réunions. De cette façon, toutes les questions abordées et toutes les mesures à prendre sont présentées clairement à l’ensemble des parties prenantes.

Copilot peut aussi préparer des courriels de suivi, des résumés des réunions et des états de l’avancement des travaux, ce qui réduit les tâches administratives des responsables des projets. Il favorise une communication rapide et uniforme des informations, et peut les adapter en fonction des besoins des diverses catégories de parties prenantes. L’organisation dispose ainsi d’un registre facile à consulter des discussions et des décisions, ce qui réduit le risque de malentendu et contribue au bon déroulement des projets.

Simplification de la préparation de politiques et de rapports de recherche

Copilot peut aider à la préparation de documents de politiques en générant une première ébauche à partir de textes existants, comme des politiques antérieures, des notes de réunion ou de la documentation législative. Il peut proposer une structure aux textes, des formulations et une mise en page correspondant aux normes de la municipalité, ce qui permet au personnel de passer plus rapidement de l’étape de la conception à celle de la version provisoire. De plus, lorsque vous devez composer avec de grands volumes d’informations, comme des rapports de recherche, des commentaires de parties prenantes ou des textes législatifs, Copilot peut en résumer les points importants en quelques secondes. Les analystes politiques peuvent ainsi se concentrer sur l’évaluation, le peaufinage et la finalisation du contenu.

Compréhension des données et visualisation des tendances

Le personnel des municipalités travaille souvent à partir de feuilles de calcul volumineuses ou de jeux de données ouverts. Copilot peut en extraire des informations importantes, identifier des anomalies, résumer des indicateurs clés et répondre à des questions en langage naturel. Par exemple :

• Dans quels quartiers les demandes de service ont-elles le plus augmenté au cours du dernier trimestre?
• Quel est le délai d’exécution moyen des services de déneigement cette année?

Les membres du personnel peuvent ainsi prendre des décisions éclairées sans avoir à analyser en profondeur un ensemble de données.

Bénéfices des utilisations plus évoluées de Copilot

Copilot peut alimenter des robots conversationnels et des agents virtuels intelligents qui interagissent directement avec les citoyens par l’intermédiaire du site Web ou du portail d’une municipalité. Ces outils fondés sur l’IA aident les utilisateurs à remplir des formulaires, comme des demandes de permis de construction ou d’exploitation de commerce, ou des demandes de service. Ils peuvent également répondre à des questions courantes, fournir des instructions détaillées et offrir en temps réel des informations sur l’état du traitement d’une demande ou sur les interruptions de services. Ces fonctionnalités contribuent à réduire le volume d’appels à la municipalité et améliorent l’expérience utilisateur générale en proposant de l’assistance en tout temps.

Copilot peut également automatiser les processus administratifs complexes qui exigent habituellement une coordination entre plusieurs services, notamment les tâches liées à l’inspection de bâtiments, à l’approbation de permis ou au traitement de demandes de service. Si vous l’intégrez aux systèmes en place et lui confiez la gestion du séquencement des tâches, il pourra s’assurer de l’exécution de chaque étape dans le bon ordre, aviser les membres du personnel appropriés et suivre l’avancement du projet en temps réel.

Même si de nombreuses administrations locales réfléchissent activement à l’adoption d’outils d’IA et à la façon de le faire, il est important de rappeler qu’il n’y a pas de méthode unique.

Dans le rapport, les répondants ont dit être freinés par une insuffisance de ressources (50 %), par leurs systèmes et applications technologiques en place (43 %) et par un manque d’expertise (36 %).

Téléchargez le Rapport 2025 de MNP sur les municipalités pour connaître les différents points de vue de municipalités canadiennes sur l’adoption de l’IA.

Si vous souhaitez passer à l’étape suivante, mais que vous ignorez par où commencer, consultez votre conseiller MNP pour savoir comment vous pouvez tirer profit de l’IA et augmenter l’efficience de votre municipalité.