Protégez votre municipalité : détectez la fraude avant qu’il ne soit trop tard

Catégories de fraude en milieu municipal

En milieu municipal, on peut regrouper les types de fraudes les plus courants en trois catégories : la fraude liée à l’approvisionnement, la fraude liée à la paie, et le détournement d’actifs. Examinons-les de plus près.

1. Fraude liée à l’approvisionnement

Elle consiste à manipuler un processus d’approvisionnement pour en tirer un gain financier. Voici quelques exemples :

Collusion : La manipulation d’un processus d’appel d’offres au profit d’un fournisseur en particulier.

Pots-de-vin : Des « cadeaux » offerts à des membres du personnel en échange de l’attribution de contrats.

Surfacturation : La présentation par des fournisseurs de factures affichant des montants gonflés ou pour des services qui n’ont jamais été rendus.

Conflits d’intérêts : L’existence de liens personnels ou financiers entre des membres du personnel qui prennent part au processus d’approvisionnement et des fournisseurs.

Voici un exemple : Une municipalité canadienne a embauché un ingénieur chargé de gérer le processus d’approvisionnement pour les projets d’ingénierie. La municipalité ne savait pas qu’il détenait des parts dans deux entreprises qui ont répondu à un récent appel d’offres. En tant que membre de l’équipe d’évaluation des offres reçues, il a joué un rôle dans l’attribution du contrat à l’une de ses entreprises, alors que l’autre a terminé au troisième rang.

La municipalité a ainsi confié un contrat d’une valeur de plus de 1 million de dollars à la première entreprise, mais les dirigeants ont maintenant des inquiétudes à l’égard de la qualité des travaux et du prix demandé. L’ingénieur n’avait pas divulgué son conflit d’intérêts. Une diligence raisonnable et une surveillance étroite auraient pu dissuader le fraudeur et atténuer les dommages.

2. Fraude liée à la paie

Elle consiste à manipuler les systèmes de rémunération pour son propre profit. Voici quelques exemples :

Personnel fantôme : La création de profils de membres du personnel fictifs, dans le but d’encaisser la paie qui leur est versée.

Falsification des feuilles de temps : L’inscription d’heures non travaillées sur sa feuille de temps.

Versements ou ajustements non autorisés à la paie : La bonification du salaire ou des avantages sociaux sans approbation préalable.

Duplication des versements de la paie : La duplication des versements de la paie par la création d’un second profil pour un même membre du personnel.

Voici un exemple : La directrice générale d’une municipalité rurale a fraudé son employeur en entrant 33 versements totalisant 500 000 $ dans son propre compte bancaire par l’intermédiaire du système de la paie. Elle a allégué que la municipalité avait été victime d’une cyberfraude et a fait croire qu’elle avait embauché une équipe spécialisée en cybersécurité pour mener l’enquête. L’enquête n’a jamais eu lieu et l’équipe en question n’existait pas. La directrice a même continué à frauder la municipalité en inscrivant dans le système des heures supplémentaires non travaillées et des journées de vacances auxquelles elle n’avait pas droit, pour une valeur de plus de 25 000 $.

L’absence de séparation des tâches, la confiance aveugle de la municipalité envers la directrice générale et le manque d’expérience des membres du conseil ont entraîné des pertes financières importantes.

3. Détournement d’actifs

Le vol ou le détournement d’actifs peuvent prendre diverses formes, notamment :

Vol d’argent : L’appropriation par des membres du personnel de paiements en argent, entre autres pour des services publics ou des contraventions de stationnement.

Vol de stock : Le vol d’équipement, d’outils ou de matériel à des fins personnelles ou pour la revente.

Usage inapproprié de véhicules ou de biens : L’utilisation des ressources de la municipalité par des membres du personnel à des fins personnelles.

Voici un exemple : Le directeur général d’une ville canadienne a utilisé son pouvoir pour confier des services de tenue de comptabilité à sa femme et la rémunérer, même si elle n’a jamais fourni les services en question. Il a manipulé les systèmes de paie pour se verser, à lui-même, des sommes supplémentaires, puis a déposé dans son propre compte un paiement destiné à l’ARC. C’est l’institution financière qui a relevé cette irrégularité.

Il s’est également confié à lui seul la fonction de signataire autorisé pour les comptes bancaires de la municipalité et au nom de la corporation municipale, de sorte que la municipalité n’en avait plus le contrôle et n’y avait plus accès lorsqu’il a quitté l’organisation. Il a également autorisé le versement à son propre compte bancaire de plus de 6 000 $ par mois, même après la fin de son emploi pour de prétendus services de consultation, qui n’avaient pas été autorisés par le conseil, et qu’il n’a d’ailleurs jamais fournis.

Le conseil a par la suite eu énormément de difficulté à retrouver l’accès aux comptes bancaires et à rétablir le signataire autorisé au nom de la corporation municipale.

Prévenir la fraude au sein de votre municipalité

La prévention de la fraude ne consiste pas à prendre les fraudeurs en flagrant délit. Elle vise plutôt à mettre en place des systèmes et contrôles antifraude efficaces pour éviter qu’elle ne se produise, ou la détecter rapidement si elle se produit.

Voici quelques moyens pour protéger votre municipalité :

Établir des politiques et des procédures claires

• Créer et mettre en œuvre un code de conduite qui établit des normes d’éthique pour tous les membres du personnel, les élus et les sous-traitants.
• Élaborer une politique de prévention qui définit clairement la notion de fraude, énonce les comportements interdits et précise les conséquences d’actes frauduleux.
• Établir et appliquer des politiques rigoureuses d’approvisionnement pour prévenir les conflits d’intérêts.
• Offrir aux membres du personnel de la formation sur les politiques et procédures.

Mettre en place des contrôles antifraude internes solides

• Confier à des personnes différentes les tâches importantes, comme l’autorisation, l’inscription et le rapprochement d’opérations.
• Instaurer un système d’approbation à plusieurs niveaux pour les opérations financières, les paiements à des fournisseurs et les modifications au budget.
• Effectuer régulièrement les rapprochements de comptes bancaires, reçus et dossiers d’approvisionnement.
• Vérifier régulièrement le caractère approprié des contrôles d’accès aux systèmes.

Procéder à des audits juricomptables sur une base régulière

• Faire appel à des auditeurs externes pour réaliser un examen annuel des états financiers et de la conformité.
• Réaliser des audits internes pour s’assurer du respect des politiques et relever le plus tôt possible tout signal d’alarme.
• Relever les points faibles dans les contrôles et faire appel à des auditeurs pour les examiner.

Promouvoir une culture d’intégrité

• Offrir de la formation sur les comportements éthiques à tous les membres du personnel et du conseil pour les sensibiliser au risque de fraude.
• S’assurer que la direction prêche par l’exemple et fait preuve d’un comportement éthique en tout temps.
• Encourager la transparence et la responsabilité à tous les niveaux de l’organisation.

Établir des mécanismes de dénonciation

• Mettre en place un système confidentiel de dénonciation, comme une ligne téléphonique directe ou une plateforme Web, pour permettre au personnel, aux sous-traitants ou au public de signaler toute fraude présumée de façon anonyme.
• Protéger les dénonciateurs contre toute forme de représailles pour susciter la confiance envers le système.
• Annoncer clairement la procédure à suivre pour le personnel et le public afin de signaler des cas de fraude.

Évaluer les risques

• Procéder régulièrement à des évaluations pour relever les aspects les plus vulnérables à la fraude, comme la manipulation d’argent comptant, l’approvisionnement et la paie.
• Mettre à jour les contrôles et les pratiques de surveillance en fonction des résultats de ces évaluations.

Imposer des conséquences aux fraudeurs

• Enquêter de façon rigoureuse et impartiale sur toutes les allégations de fraude.
• Prendre des mesures disciplinaires ou intenter une action en justice lorsque la fraude est confirmée.
• Annoncer les actions coercitives (dans le respect de la confidentialité et des exigences juridiques) pour démontrer une tolérance zéro.