Résoudre le casse-tête de la productivité : tirer parti de la technologie

À quel moment votre organisation doit-elle miser sur la technologie?

La productivité revient, avant toute chose, à en faire plus avec les mêmes ressources. Mais parfois, le recours à des technologies de pointe permet à vos employés d’aller plus loin et de donner des ailes à vos activités.

Il est possible que votre personnel, avec vos outils actuels, s’enlise dans des processus répétitifs ou se bute à des obstacles de communication et de collaboration. La lenteur des réponses peut miner la satisfaction client, tandis que l’absence de données fiables peut compliquer la prise de décisions éclairées. La technologie offre des solutions tangibles à ces enjeux – à condition que les outils choisis répondent réellement aux besoins de votre organisation.

Comment trouver la bonne technologie

Pour en tirer de véritables bénéfices, votre entreprise doit structurer son approche technologique avec méthode et vision stratégique. Ces quelques étapes peuvent vous aider à vous lancer :

Définissez vos objectifs d’affaires

Il faut garder à l’esprit que le logiciel le plus récent ou le plus populaire n’est pas forcément le mieux adapté à votre entreprise. Mieux vaut prendre du recul et réfléchir à la solution qui sert réellement vos besoins et qui soutient vos orientations stratégiques. 

Par exemple, une pénurie de main-d’œuvre peut limiter votre capacité à répondre adéquatement aux attentes de la clientèle. Une solution de gestion de la relation client (GRC) permettrait alors de centraliser les données, d’automatiser l’envoi des courriels de suivi et de faciliter la planification des rendez-vous. Ainsi, vos équipes disposeraient de plus de temps pour vos priorités stratégiques.

Une fois que vous avez identifié les défis à relever, vous pouvez passer au crible les technologies sur le marché afin de choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise. Dans le cas d’une solution de gestion des relations clients, par exemple, vous pourriez comparer plusieurs logiciels pour trouver celui qui répond à vos objectifs tout en s’intégrant naturellement à votre infrastructure et à vos méthodes de travail.

Recueillez le point de vue des parties prenantes

Il est primordial de consulter les membres de votre organisation qui seront appelés à utiliser cette technologie : ce qui est efficace pour une équipe pourrait ne pas l’être pour une autre. Ce sont vos employés, vos cadres et vos clients qui sont les mieux placés pour connaître les conditions essentielles à la productivité. Ils peuvent également mettre le doigt sur d’éventuels problèmes d’intégration avec vos systèmes actuels.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui prévoyait d’adopter un nouveau logiciel de gestion de projet propulsé par l’IA dans une triple optique : simplifier les tâches, automatiser la production de rapports et favoriser le travail collaboratif. Avant de procéder, elle a organisé des groupes de discussion avec ses employés. Ceux-ci ont relevé deux problèmes de taille : d’une part, le logiciel était incompatible avec les appareils mobiles utilisés par les équipes techniques sur le terrain et, d’autre part, la fonction de rapports automatisés omettait certains indicateurs financiers essentiels à la facturation client.

Comme le montre cet exemple, il est crucial de recueillir les commentaires des principales parties prenantes pour éviter des erreurs coûteuses liées à l’adoption de technologies inadaptées aux besoins de votre organisation. Cette approche peut également contribuer à vaincre la résistance au changement en donnant au personnel le sentiment de participer activement aux décisions.

Sollicitez un avis extérieur

Votre entreprise ne dispose peut-être pas des connaissances ou des compétences nécessaires pour déterminer la solution qui répond le mieux à ses besoins. En offrant des conseils éclairés, impartiaux et fondés sur les meilleures pratiques sectorielles, une conseillère ou un conseiller externe peut vous aider à sélectionner une technologie en adéquation avec vos objectifs, votre budget et votre infrastructure.

Cette personne peut comparer les différentes solutions afin de retenir celles qui sont à la hauteur de vos défis organisationnels – tout en s’assurant de poser les bonnes questions aux fournisseurs. Elle possède également l’expérience nécessaire pour cerner les problèmes d’intégration, connaître les exigences de conformité et déceler les risques de sécurité liés à cette nouvelle technologie. Elle peut enfin vous aider à organiser des groupes de discussion avec les parties prenantes et élaborer une stratégie pour assurer le succès du déploiement.

Mettez en place votre solution

Après avoir clarifié vos besoins et priorités, consulté vos parties prenantes et bénéficié de l’expertise d’une conseillère ou d’un conseiller externe, le temps est venu d’élaborer un plan de mise en œuvre. Cette étape consiste à établir un échéancier, les principaux jalons et l’attribution des responsabilités en prévision du lancement.

Vous pouvez choisir une approche par projet pilote, en déployant la technologie auprès d’un groupe test avant de l’étendre à l’ensemble de l’organisation, ou encore opter d’emblée pour un déploiement généralisé. Assurez-vous toutefois de proposer de la formation pour permettre à vos équipes de bien maîtriser les nouveaux outils. Pensez également à soumettre les résultats à une surveillance continue en suivant des indicateurs clés et en recueillant les commentaires dans un souci d’optimisation technologique. Une conseillère ou un conseiller peut vous accompagner tout au long de ce processus pour garantir un déploiement sans anicroche.

Passez à l’action

Mettre ses équipes au premier plan, accueillir le changement et tirer parti de la technologie représentent les trois piliers fondamentaux de la productivité organisationnelle. Assembler ces éléments est essentiel pour résoudre le casse-tête de la productivité et atteindre la réussite escomptée.

Pour en savoir plus, communiquez avec un membre du groupe Consultation de MNP. Nous possédons l’expérience nécessaire pour vous aider à relever les défis, à saisir les occasions d’affaires et à repenser vos activités dans une perspective de réussite à long terme.