Résoudre le casse-tête de la productivité : accueillir le changement

Comment l’ouverture au changement peut-elle accroître la productivité?

Dans le monde incertain d’aujourd’hui, les chefs d’entreprise font face à de nombreux défis, notamment les pénuries de main-d’œuvre et la croissance organisationnelle. En revoyant les méthodes de travail au sein de votre organisation, vous pourrez mieux utiliser vos ressources et obtenir des résultats positifs.

Votre entreprise a peut-être toujours fait les choses d’une certaine façon, et il est facile de s'asseoir sur ses lauriers lorsque tout va bien. Cependant, vous pouvez grandement augmenter votre productivité en examinant la manière dont vous utilisez vos ressources et en y apportant des changements mûrement réfléchis.

Commencez par analyser les fonctions de base de votre entreprise, comme ses activités administratives ou financières ou encore ses frais généraux. Ensuite, déterminez s’il est possible de réduire ces derniers ou d’en faire plus avec vos ressources actuelles. Vous pourriez ainsi restructurer ou réorganiser le travail pour réaliser des gains de productivité.

Les exemples présentés plus loin démontrent en quoi le fait d’envisager les choses d’un angle différent et de s’ouvrir au changement peut stimuler la productivité de votre entreprise. Cela dit, chaque organisation est unique, et il se peut que ces changements ne conviennent pas à votre situation. Il est important d’évaluer soigneusement les différentes idées et options pour parvenir aux résultats souhaités.

Vos ressources et vos pratiques sont-elles au diapason?

Les entreprises éprouvent de la difficulté à attirer et à retenir de nouveaux talents dans le marché concurrentiel d’aujourd’hui. La pénurie de main-d’œuvre peut nuire à votre capacité à respecter les échéances, à offrir un service de qualité supérieure à votre clientèle et à développer votre entreprise. Pour utiliser plus efficacement vos ressources, demandez-vous quels changements permettraient à votre personnel d’en accomplir davantage.

Vous pouvez également évaluer vos pratiques pour déterminer les améliorations à apporter. Évaluez d’abord celles de nature administrative et opérationnelle, car elles évoluent au fil du temps selon les contraintes organisationnelles ou les préférences, ce qui peut compromettre l’efficience.

Voici quelques questions à vous poser :

• Ce processus est-il toujours nécessaire?
• Est-il exécuté par la bonne personne ou fonction?
• Peut-il s’agir d’une occasion d’apprentissage pour un membre moins expérimenté de l’équipe?
• Donne-t-il les résultats voulus?

Prenons l’exemple d’une petite entreprise dont la responsabilité des ventes incombe à une seule personne qui s’occupe de tout, du développement des affaires au marketing, en passant par les relations avec la clientèle. L’entreprise prend de l’expansion et embauche d’autres ressources dans l’équipe des ventes pour conclure plus d’ententes. Cependant, le leader des ventes a de la difficulté à définir l’étendue de chaque rôle. Par conséquent, les membres de l’équipe ignorent les tâches accomplies par les autres et mènent leurs activités en silos, ce qui se traduit par une duplication du travail, une mauvaise répartition des ressources et des efforts, ainsi que des lacunes dans la prestation de services.

Pour régler ce problème, le leader des ventes peut passer en revue les activités pour déterminer si elles permettent d’obtenir les résultats souhaités ou si elles peuvent être exécutées par un autre membre de l’équipe. Un système de gestion des relations clients peut réduire le travail manuel. De plus, une personne moins expérimentée peut se voir attribuer la planification des appels de vente, ce qui constituera pour elle une occasion de perfectionnement. Le plus important est de relever ce qui ne donne pas les résultats escomptés et d’en comprendre la raison.

Harmoniser les pratiques et les ressources selon leurs compétences exige d’analyser les activités, de poser les questions qu’on vient d’énumérer, de se pencher sur les problèmes et d’être prêt à faire des changements. Les équipes qui s’assurent de placer les bonnes personnes aux bons endroits sont plus efficaces et productives, mieux outillées pour offrir des produits et des services de qualité et plus satisfaites de leur travail.

Voici un autre exemple : une épicerie éprouve de la difficulté à embaucher suffisamment de personnel aux caisses, ce qui ralentit le traitement des commandes et, au bout du compte, nuit à la satisfaction de la clientèle. Le propriétaire décide d’installer une caisse libre-service pour combler ce manque. Ainsi, il peut réaffecter le personnel au réapprovisionnement des étagères et au service aux clients, afin d’améliorer leur expérience.

Vos employés connaissent votre entreprise; leur demander quelles pratiques sont pénibles ou laborieuses peut grandement vous éclairer. Cependant, il est important de donner suite à leur rétroaction en évaluant ces processus, en déterminant s’ils sont toujours utiles et s’ils atteignent les objectifs voulus, et en explorant d’autres options.

Un conseiller en gestion du changement peut vous aider en offrant un regard nouveau sur vos méthodes déjà en place, en relevant les améliorations nécessaires et en mettant en œuvre des changements. Vous vous assurez ainsi que le travail est exécuté par les bonnes personnes et aboutit aux résultats escomptés, entraînant ainsi des gains d’efficacité qui vous permettent d’en faire plus avec le même nombre d’employés.

Où la technologie peut-elle générer le plus de valeur?

Notre précédent article expliquait que l’augmentation de la productivité ne passait pas uniquement par la technologie. Cependant, il y a des situations où investir dans les bons outils est fondamental à cet objectif.

Prenons l’exemple d’un restaurant qui embauche du personnel pour gérer la réception, placer les clients, transmettre les commandes à la cuisine et servir les plats. L’utilisation d’une application permettant aux clients de passer leur commande à partir de leur téléphone peut réduire le délai d’attente et libérer du personnel en vue d’exécuter les autres tâches, comme répondre aux questions de la clientèle.

Cependant, avant de mettre en place une telle technologie, il faut tenir compte des risques et du contexte. Ainsi, l’application dans notre exemple convient peut-être à un établissement de restauration rapide, mais moins à un restaurant gastronomique. Il convient de passer en revue tous les éléments pour déterminer comment augmenter la productivité sans engendrer trop de risques pour les autres secteurs de l’entreprise.

Comme autre exemple d’entreprise qui se sert de la technologie pour améliorer la productivité, on peut penser à un cabinet médical qui met en place un portail Web à l’intention des patients pour la prise de rendez-vous et l’enregistrement en ligne. Ce type de système permet au personnel d’avoir plus de temps pour organiser les dossiers et répondre aux appels des patients.

Ce ne sont là que deux exemples du rôle que les technologies peuvent jouer pour dégager du temps pour votre personnel afin qu’il se consacre à d’autres tâches importantes. Cela dit, comme elles peuvent être dispendieuses, notamment en raison de la maintenance et de la formation des employés, assurez-vous qu’elles en valent le coût.

Nous sommes là pour vous aider

En repensant ses fonctions et en explorant de nouvelles façons d’organiser le travail, votre entreprise peut faire des gains d’efficacité. Il s’agit toutefois du deuxième élément à mettre en place pour résoudre le casse-tête de la productivité. Ne manquez pas le dernier article pour savoir comment la technologie peut propulser votre entreprise vers l’atteinte de ses objectifs.