L’optimisation des processus : un levier pour améliorer l’efficacité des établissements d’enseignement supérieur

L’optimisation des processus administratifs est une stratégie essentielle pour les établissements d’enseignement supérieur visant à améliorer leur efficacité globale. En optimisant les méthodes de travail, il est possible de réduire les coûts et de réallouer des ressources précieuses à l’enseignement. Il faut faire en sorte que les humains soient des acteurs clés de cette amélioration. Les cégeps et les universités pourront ainsi focaliser sur les tâches à valeur ajoutée améliorant l’administration et la qualité de l’éducation.

Les défis actuels

Les processus administratifs au sein des établissements d’enseignement supérieur peuvent être lourds et inefficaces, et ce pour de multiples raisons telles qu’une culture organisationnelle qui résiste au changement, à des croyances limitantes bien ancrées ou encore à des processus et outils dépassés. Le manque de personnel constitue également une problématique majeure. En plus de la pénurie de main-d’œuvre, les équipes internes sont souvent mal informées et mal équipées, ce qui peut avoir un effet sur l’efficacité. L’optimisation des processus est donc un moyen de renforcer leur efficience globale. Cependant, avant d’entreprendre toute démarche, les directions de ces établissements doivent absolument être au clair avec leurs intentions et impliquer les acteurs concernés pour ainsi réfléchir aux tâches à valeur ajoutée et celles qui ne le sont pas.

L’importance du processus de réflexion

Lorsque des établissements d’enseignement envisagent et réussissent à implanter de nouveaux processus pour améliorer leur efficacité, ils ont une caractéristique qui leur est propre : ils impliquent les personnes clés avant de précéder afin de réfléchir à tous les aspects de la gestion du changement. Cependant, beaucoup ne font pas le bon choix. Automatiser des processus inefficaces ne fait qu’accélérer la mauvaise exécution des tâches. Comme le disait Peter Drucker : « Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne devrait pas être fait ». Il est donc important de définir les activités clés de l’organisation et d’identifier les forces et faiblesses au sein des différents départements avant de passer à l’action. Cette réflexion doit inclure une analyse approfondie des besoins, des objectifs et des risques de l’établissement d’enseignement supérieur.

La gestion des risques au sein de la démarche d’optimisation des processus

Dans le contexte actuel, les établissements d’enseignement supérieur doivent miser sur la gestion des risques pour prendre des décisions rapides et optimiser leur efficacité. Une fonction telle que l’audit interne de leurs processus administratifs peut les aider à identifier et à éliminer les tâches sans valeur ajoutée, améliorant ainsi la qualité des opérations.

En optimisant les processus administratifs, les établissements d’enseignement supérieur peuvent éliminer les activités qui n’ont pas de valeur ajoutée sur l’enseignement et accroitre celles qui ont une valeur ajoutée contribuant ainsi à augmenter la productivité de leur personnel, leur permettant de focaliser davantage sur la qualité des services éducatifs. Cette démarche permet également de créer un environnement adapté aux besoins de la clientèle. En restant alignés sur la mission de leur organisation, ces établissements seront en mesure de mieux gérer leur temps, de se concentrer sur les processus qui apportent de la valeur et d’automatiser certaines tâches pour améliorer leur efficacité.